In breve
- Per gli eventi grandi o ravvicinati il flower designer lavora con collaboratori esterni: aiuti, montatori, autisti.
- Ogni collaboratore deve sapere cosa fa, a che ora, con chi e per quanto: meglio per iscritto.
- Contratti e coperture dipendono dalla forma di lavoro: decidili con un consulente, non sul posto.
- I montaggi in quota (installazioni sospese, pareti, archi alti) richiedono attrezzature, formazione e regole chiare.
Questa guida è per i flower designer e i fioristi che lavorano agli eventi e devono rinforzare la squadra. Un matrimonio con molti tavoli, una cena di gala con centinaia di coperti, due eventi nello stesso sabato: arriva il momento in cui le mani del laboratorio non bastano. Qui trovi i ruoli più comuni, come organizzarli, cosa mettere per iscritto e a cosa fare attenzione nei montaggi. Se lavori soprattutto per aziende, dai un'occhiata anche alla pagina degli allestimenti floreali per eventi aziendali: sono i lavori in cui servono più rinforzi.
Quando servono rinforzi
I segnali tipici:
- volume: tanti centrotavola uguali da preparare in poco tempo;
- installazioni: archi, pareti di fiori, strutture sospese che richiedono più persone per sollevare e fissare;
- tempi stretti: la location apre poche ore prima dell'evento;
- smontaggio notturno: la festa finisce tardi e tutto deve uscire entro un orario;
- più eventi insieme: lo stesso giorno in luoghi diversi;
- trasferte: destination wedding lontani dal laboratorio, dove serve una squadra che viaggia o persone del posto.
Sui grandi numeri leggi anche la guida su logistica e numeri dei grandi eventi.
I ruoli più comuni
| Ruolo | Cosa fa | Competenze utili |
|---|---|---|
| Aiuto fiorista | Pulisce e prepara i fiori, riempie vasi, realizza composizioni su modello | Manualità, conoscenza dei fiori, velocità |
| Fiorista esperto | Realizza composizioni complesse, bouquet, pezzi chiave | Esperienza, autonomia, gusto coerente con lo stile |
| Montatore | Monta strutture, archi, pareti, sospensioni | Lavoro in quota, attrezzi, formazione sulla sicurezza |
| Autista | Guida furgoni, carica e scarica, gestisce i tempi di consegna | Patente adeguata, conoscenza delle ZTL, cura del carico |
| Coordinatore sul posto | Tiene la scaletta, parla con location e catering, controlla il risultato | Organizzazione, comunicazione, calma |
| Addetto allo smontaggio | Ritira composizioni, vasi e strutture, carica i noleggi | Resistenza, ordine, orari notturni |
Nei lavori piccoli una stessa persona fa più cose. In quelli grandi conviene separare i ruoli e nominare un responsabile per ognuno.
Dove trovare collaboratori
Non esiste un albo dei collaboratori per eventi floreali. I canali più usati:
- rete di colleghi: fioristi e flower designer della zona che lavorano a chiamata nei periodi di punta;
- scuole e corsi di composizione floreale, dove si incontrano persone formate e motivate;
- montatori di allestimenti che lavorano già per fiere, scenografie o noleggi;
- fornitori di noleggi e tensostrutture, che spesso conoscono squadre di montaggio;
- collaboratori locali nelle destinazioni lontane, utili per conoscenza del posto e della lingua.
Prima di affidare un lavoro importante, fai una prova su un evento più piccolo. Lo stile di una composizione si impara, la puntualità e la cura dei materiali si vedono subito.
Mettere tutto per iscritto
Anche con persone di fiducia, un accordo scritto evita malintesi. Per ogni evento dovrebbe essere chiaro:
- date e orari di lavoro, compresi viaggi e attese;
- luogo di ritrovo e mezzi di trasporto;
- compiti precisi e a chi rispondere;
- compenso e modalità di pagamento;
- vitto e alloggio nelle trasferte;
- attrezzature: cosa porta il collaboratore e cosa fornisci tu;
- riservatezza: niente foto o post dell'evento senza accordo con il cliente;
- cosa succede se l'evento viene annullato o spostato.
Contratti, assicurazioni e regole
Qui la prudenza è d'obbligo. La forma corretta dipende da chi è il collaboratore e da come lavora: professionista con partita IVA, lavoratore assunto per periodi brevi, altre forme previste dalla legge. Ogni forma ha conseguenze su contributi, assicurazione contro gli infortuni e responsabilità. Le regole cambiano nel tempo.
Non improvvisare: decidi la forma giusta con il tuo consulente del lavoro o commercialista prima della stagione, non la mattina dell'evento. Verifica anche che la tua assicurazione di responsabilità civile copra il lavoro di chi collabora con te e i danni alle location.
Sicurezza nei montaggi in quota
Archi alti, pareti di fiori, installazioni sospese e soffitti di fiori portano il lavoro in altezza. Le norme sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro (Testo unico, D.Lgs. 81/2008) dedicano una parte ai lavori in quota, cioè quelli con rischio di caduta da oltre due metri rispetto a un piano stabile. Prevedono valutazione dei rischi, attrezzature adeguate e formazione di chi le usa. Per i dettagli rivolgiti al tuo consulente per la sicurezza.
In pratica, prima di ogni montaggio:
- scegli l'attrezzatura giusta: scale a norma, trabattelli, piattaforme, a seconda dell'altezza e del peso da sollevare;
- chiedi alla location cosa è ammesso, dove si può agganciare e se servono documenti o sopralluoghi;
- verifica i punti di ancoraggio: travi, ganci, strutture dei soffitti devono reggere il peso, compresa l'acqua dei fiori;
- lavora in due: chi sale e chi tiene, passa e controlla;
- non lavorare in quota con stanchezza, vento forte o fretta di finire.
Per le installazioni sospese leggi anche la guida alle installazioni floreali sospese.
Organizzare la giornata
| Fase | Chi serve | Cosa preparare |
|---|---|---|
| Giorni prima | Aiuto fioristi in laboratorio | Fiori in arrivo, spazi freschi, modelli da replicare |
| Carico | Autisti, aiuti | Elenco del carico, casse, protezioni |
| Montaggio | Tutta la squadra | Pianta della sala, scaletta, attrezzi, scale |
| Durante l'evento | Una o due persone reperibili | Ritocchi, spostamenti dalla cerimonia al ricevimento |
| Smontaggio | Addetti, autisti | Elenco dei noleggi da ritirare, sacchi per rifiuti, orari della location |
Un modello di riferimento per ogni tipo di composizione aiuta molto: la prima composizione la fai tu, le altre si fanno uguali. Foto e misure sul tavolo di lavoro riducono gli errori.
Costruire una rete stabile
I collaboratori migliori sono quelli che tornano. Lavorare sempre con le stesse persone riduce le spiegazioni, gli errori e lo stress del giorno dell'evento. Alcune abitudini aiutano: pagare nei tempi concordati, condividere in anticipo foto e modelli, dare un riscontro dopo ogni lavoro, chiamare per primi chi ha lavorato bene. Una rete stabile è anche ciò che permette di dire sì a un evento grande senza improvvisare.
Domande da farti prima di chiamare rinforzi
- Quante ore di lavoro servono davvero, per preparazione, montaggio e smontaggio?
- Quali compiti posso delegare e quali devo seguire io?
- Chi coordina sul posto se sono impegnato su un pezzo chiave?
- Ho attrezzature e persone formate per i lavori in quota?
- La forma di collaborazione è corretta e coperta da assicurazione?
- Il preventivo al cliente comprende questi costi?
Su quest'ultimo punto, molti costi di personale finiscono tra gli imprevisti: leggi la guida ai costi extra di un allestimento floreale.
Per chiudere
Una squadra affidabile è ciò che permette a un flower designer di accettare eventi più grandi senza rischiare la qualità. Se lavori nel settore, la pagina per i flower designer spiega come presentare il tuo lavoro sul portale. Se invece organizzi un evento e vuoi capire se il fornitore ha una squadra adeguata, chiedilo apertamente quando chiedi un preventivo.
Fonti
- D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, Testo unico sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, Normattiva: https://www.normattiva.it
- INAIL, Istituto nazionale per l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro: https://www.inail.it
