In breve
- Un grande evento si gestisce come una produzione: prototipo, ordine dei fiori, lavorazione in serie, trasporto, montaggio.
- Servono spazi freschi, a volte celle frigo, e mezzi adatti al trasporto.
- I tempi di montaggio dipendono dalla location: squadre più grandi, non solo più ore.
- Numeri, scadenze per le modifiche e piano B vanno scritti nel contratto.
Un matrimonio con 500 invitati, una convention, una cena di gala con decine di tavoli, un evento pubblico in una piazza o in un palazzo storico: oltre una certa soglia i fiori smettono di essere un lavoro di laboratorio e diventano logistica. Questa guida è per aziende, agenzie e privati che organizzano un evento grande e vogliono capire cosa chiedere al flower designer e cosa tenere sotto controllo. Per trovare professionisti abituati a questi numeri parti dall'elenco degli allestimenti floreali per eventi aziendali.
Cosa cambia con i grandi numeri
| Aspetto | Evento piccolo | Grande evento |
|---|---|---|
| Composizioni | Ognuna un po' diversa | Modelli ripetuti in serie, con prototipo |
| Fiori | Acquisto vicino alla data | Ordine anticipato, a volte da più fornitori |
| Conservazione | Laboratorio | Celle frigo, spazi a noleggio |
| Squadra | Il flower designer e pochi aiuti | Squadre con ruoli divisi e coordinatori |
| Trasporto | Un furgone | Più mezzi, viaggi programmati, zone di scarico |
| Montaggio | Qualche ora | Turni, a volte notturni, con tempi fissati dalla location |
| Rischio | Si corregge sul posto | Un errore si moltiplica per cento |
Progetto e prototipo
Con centinaia di pezzi, la prima composizione decide tutto. Il percorso più comune:
- Brief: numero di ospiti, tipo di tavoli, stile, colori, eventuali colori del marchio.
- Proposta: modelli di centrotavola e installazioni, con foto o disegni.
- Prototipo: un centrotavola reale da vedere e fotografare, sulla tovaglia vera se possibile. A volte è a pagamento.
- Approvazione: misure, fiori, contenitori, altezze. Da qui in poi si produce in serie.
Molti eventi usano due o tre modelli che si alternano nella sala. Danno movimento senza complicare la produzione. Sulla prova del centrotavola leggi la guida al mockup e alla prova dell'allestimento.
Ordine e conservazione dei fiori
Per grandi quantità i fiori si ordinano con anticipo, a volte da più coltivatori o grossisti, per avere colore e misura uniformi. Due punti da chiarire:
- disponibilità: alcuni fiori in certi periodi sono difficili da trovare in grandi quantità. Il flower designer deve proporre alternative già in fase di progetto;
- conservazione: tra arrivo e montaggio i fiori devono stare al fresco. Si usano celle frigorifere del laboratorio o spazi a noleggio, a volte vicino alla location.
Chiedi dove saranno i fiori nelle 24-48 ore prima dell'evento e come arrivano sul posto. In estate il punto debole è il tragitto e l'attesa sul piazzale.
Trasporti e accessi
| Da chiarire | Perché conta |
|---|---|
| Numero e tipo di mezzi | Furgoni refrigerati per i fiori, mezzi più grandi per le strutture |
| Zona di scarico | Distanza dalla sala, rampe, montacarichi |
| Orari di accesso | Molte location e centri storici hanno fasce precise |
| Permessi | Zone a traffico limitato, aree pedonali, fiere con accrediti |
| Parcheggio durante l'evento | Per lo smontaggio e i ritocchi |
Nelle fiere e nei centri congressi gli accessi sono regolati dall'organizzatore, con accrediti, orari e documenti di sicurezza. Chiedili per tempo.
Squadre e tempi di montaggio
La location decide quante ore hai. Se le ore sono poche, servono più persone, non più ore. Un grande allestimento si divide di solito in squadre:
- posizionamento dei centrotavola sui tavoli, dopo l'apparecchiatura o prima, secondo l'accordo con il catering;
- installazioni: archi, sospensioni, pareti, con montatori e attrezzature;
- ingresso e spazi comuni: composizioni grandi, piante, segnaletica;
- coordinamento: una persona che controlla, parla con la location e risolve i problemi.
Per le installazioni in quota servono attrezzature e persone formate. La guida ai collaboratori per flower designer spiega i ruoli e le attenzioni sulla sicurezza.
Coordinamento con catering, luci e regia
In un grande evento il flower designer non lavora da solo. Il catering apparecchia centinaia di coperti, chi gestisce luci e audio stende cavi e monta strutture, la regia segue la scaletta. Senza un ordine preciso le squadre si intralciano.
- Chi entra per primo: spesso strutture, luci e audio, poi tavoli e apparecchiatura, infine i fiori. Ma ogni evento ha il suo ordine.
- Spazio sulla tavola: con tanti coperti il catering deve sapere misure e posizione dei centrotavola per non dover spostare nulla.
- Luce sui fiori: le composizioni principali vanno illuminate, quindi chi fa le luci deve sapere dove saranno.
- Un responsabile per fornitore con un telefono sempre acceso, e una persona della regia che decide in caso di conflitto.
Una riunione tecnica con tutti i fornitori, anche breve, risparmia ore il giorno del montaggio.
Smontaggio e fine evento
Lo smontaggio di un grande evento è un secondo montaggio, spesso di notte. Da decidere:
- orario in cui la sala deve essere libera;
- cosa si ritira: vasi, strutture, piante a noleggio;
- cosa resta: composizioni regalate agli ospiti, piante donate, fiori destinati al compost;
- rifiuti: chi li porta via e come si dividono.
Se vuoi che i fiori abbiano una seconda vita, organizzalo prima. Molte composizioni si possono regalare agli ospiti o donare, se la location e i destinatari sono d'accordo.
Piani B
Con i grandi numeri gli imprevisti si moltiplicano. Quelli più comuni:
- maltempo su un evento all'aperto: i fiori vanno spostati sotto una tensostruttura o in una sala, con tempi e persone in più. Leggi la guida al piano B per la pioggia;
- caldo: composizioni che soffrono nelle ore prima dell'arrivo degli ospiti;
- numeri che cambiano: tavoli in più o in meno all'ultimo;
- fiori non disponibili: un lotto che arriva rovinato o non arriva;
- ritardi nei trasporti o negli accessi.
Una piccola scorta di composizioni pronte e di fiori sfusi aiuta a coprire rotture e tavoli aggiunti. Chiedi al flower designer come gestisce le sostituzioni e cosa dice il contratto.
Contratto e preventivo
Per un grande evento il preventivo deve essere molto dettagliato. Controlla che indichi:
- numero e tipo di composizioni, con riferimento al prototipo approvato;
- fiori principali e alternative possibili;
- noleggi, trasporti, montaggio, smontaggio, eventuale lavoro notturno;
- scadenza per confermare i numeri e conseguenze dei cambiamenti;
- acconti, saldo e condizioni di annullamento;
- chi risponde di danni a noleggi e location.
Per leggere ogni voce usa la guida al preventivo del flower designer.
Domande da fare al flower designer
- Hai già gestito eventi di queste dimensioni? Puoi farmi vedere foto e numeri?
- Fai un prototipo del centrotavola? È incluso?
- Dove conservi i fiori prima del montaggio? Hai celle frigo?
- Quanti mezzi e quante persone porti? Chi coordina sul posto?
- Quante ore ti servono con le regole di accesso della location?
- Entro quando posso cambiare i numeri, e cosa succede se cambio?
- Qual è il tuo piano in caso di pioggia, caldo o fiori non disponibili?
- Chi si occupa dello smontaggio e dei rifiuti?
Per chiudere
Un grande evento riesce quando i fiori sono progettati come una produzione e montati come un cantiere ordinato. Se l'evento è di alto livello consulta anche i flower designer per cene di gala ed eventi di lusso. Quando hai numero di ospiti, location e date di accesso, chiedi un preventivo con la pianta allegata.
