In breve
- Il wedding planner organizza e coordina; il flower designer progetta e realizza i fiori.
- La scelta finale del flower designer è tua, anche se il planner propone dei nomi.
- Chiedi in modo diretto se il planner riceve commissioni dai fornitori: se è dichiarato, va bene.
- Il giorno delle nozze serve una sola regia: decidete prima chi dà gli orari e chi risolve i problemi.
Wedding planner e flower designer lavorano spesso insieme, ma non fanno lo stesso mestiere. Se hai entrambi, devi sapere chi decide cosa. Se ne hai uno solo, devi sapere cosa resta scoperto. Questa guida è per le coppie che si sposano in Italia, anche da lontano, e vogliono evitare doppioni, vuoti e malintesi.
Due mestieri diversi
Il wedding planner (in italiano anche organizzatore di matrimoni) ti aiuta a scegliere location e fornitori, tiene budget e calendario, prepara la scaletta del giorno e la fa rispettare. Non produce i fiori, il cibo o la musica: li coordina.
Il flower designer progetta e realizza l'allestimento floreale: bouquet, cerimonia, ricevimento, scenografie. Gestisce fiori, noleggi, squadra di montaggio e smontaggio.
Alcune figure si sovrappongono: ci sono planner che offrono anche il design dell'evento e flower designer che fanno da wedding designer. Le differenze tra i ruoli sono spiegate nella guida su fiorista, flower designer e wedding designer.
Se stai ancora cercando chi fa i fiori, puoi partire dall'elenco dei flower designer per matrimoni o, se ti sposi in Italia dall'estero, dai flower designer per destination wedding.
Chi fa cosa: la tabella
| Attività | Wedding planner | Flower designer | Tu |
|---|---|---|---|
| Definire budget complessivo | Propone e controlla | Indica quanto serve per i fiori | Decide |
| Scegliere il flower designer | Propone nomi | Decide | |
| Stile e palette | Dà il quadro generale | Propone fiori, colori, forme | Approva |
| Sopralluogo floreale | Partecipa se possibile | Lo fa | Partecipa se puoi |
| Preventivo dei fiori | Lo controlla con te | Lo prepara | Lo firma |
| Orari di montaggio | Li inserisce nella scaletta | Li indica | Li conosce |
| Rapporti con location e catering | Li coordina | Si accorda sui dettagli tecnici | |
| Regia del giorno | La tiene | Gestisce la sua squadra | Si gode la giornata |
| Smontaggio e recupero noleggi | Lo verifica | Lo fa |
Chi sceglie il flower designer
Il wedding planner ha di solito una rete di professionisti di fiducia. È un vantaggio: conosce come lavorano, sa chi rispetta orari e regole delle location. Ma la scelta resta tua.
Un modo semplice:
- chiedi al planner due o tre nomi con stili diversi;
- aggiungi tu un nome se ne hai uno in mente;
- chiedi a tutti una proposta sulla stessa base: data, location, invitati, stile, budget.
Se il planner insiste su un solo nome senza motivarlo, chiedi perché.
Commissioni e trasparenza
Nel settore dei matrimoni esistono modelli di compenso diversi. Alcuni planner si fanno pagare solo dalla coppia, con una tariffa fissa o una percentuale sul budget. Altri ricevono anche una commissione dai fornitori che propongono. Altri ancora combinano le due cose.
Non c'è un modello giusto in assoluto. Conta la trasparenza. Chiedi al planner, possibilmente per iscritto:
- come è composto il suo compenso;
- se riceve commissioni o sconti dai fornitori proposti;
- se, quando scegli un fornitore esterno alla sua rete, il suo compenso cambia.
Un professionista serio risponde senza imbarazzo. Per avere un'idea di come si forma il costo dei fiori leggi la guida su quanto costano i fiori del matrimonio.
Lo stile: chi ha l'ultima parola
A volte il planner ha un'idea precisa e il flower designer un'altra. Succede, ed è sano se si discute prima. Per evitare attriti:
- prepara una moodboard condivisa con tutti, come spiegato nella guida alla moodboard dei fiori;
- chiarisci che l'approvazione finale è tua;
- chiedi al flower designer di dire con franchezza se un'idea non regge il caldo, il vento o il budget.
Il flower designer conosce i fiori: se ti dice che le ortensie non reggono un pomeriggio di luglio al sole, ascoltalo.
La regia del giorno
Il giorno delle nozze tutti lavorano in poche ore negli stessi spazi: fiori, catering, luci, musica, fotografo. Serve una sola regia, di solito il wedding planner. Il flower designer gestisce la sua squadra e segue gli orari concordati.
Tre momenti critici da definire:
- Arrivo e montaggio. A che ora entra il flower designer, da quale accesso, dove scarica.
- Passaggio dalla cerimonia al ricevimento. Chi sposta le composizioni e in quanto tempo, se si riusano. Leggi la guida a montaggio e smontaggio.
- Fine festa. Chi smonta, a che ora, cosa resta agli ospiti, chi recupera i noleggi.
Mettete tutto nella scaletta scritta che il planner distribuisce ai fornitori.
Casi particolari
Se non hai un wedding planner
Molte coppie si sposano senza planner. Va benissimo, ma devi coprire tu, o qualcuno per te, i compiti di coordinamento:
- mettere in contatto il flower designer con location e catering;
- condividere con tutti la pianta dei tavoli e la scaletta;
- avere un referente il giorno delle nozze, che non sia uno degli sposi.
Alcuni planner offrono anche il solo coordinamento del giorno. Puoi chiedere anche alla location chi segue gli eventi in struttura. Per far lavorare bene fiori, cibo e spazi leggi la guida su fiori, catering e location.
Destination wedding: un caso a parte
Se vivi all'estero, il wedding planner locale diventa spesso il tuo riferimento principale. Parla la tua lingua, conosce i fornitori, si occupa di sopralluoghi che tu non puoi fare. In questo caso è ancora più importante sapere chi firma i contratti e come si pagano i fornitori.
Chiedi anche se il flower designer partecipa alle videochiamate con te o se le informazioni passano solo dal planner. Un contatto diretto almeno una volta aiuta a non perdere dettagli.
Errori e budget
Errori frequenti da evitare
Molti problemi nascono da piccole mancanze di comunicazione. I più comuni:
- due persone che danno indicazioni diverse al flower designer, per esempio la coppia e un genitore, o la coppia e il planner;
- modifiche fatte a voce con il planner che non arrivano al flower designer, o viceversa;
- preventivo approvato dal planner senza che la coppia abbia visto le voci;
- orari di montaggio decisi senza sentire la location;
- nessun responsabile per i noleggi a fine festa.
La soluzione è semplice: un solo canale scritto, per esempio una mail con tutti in copia, e una sola persona che approva le modifiche per conto della coppia.
Quanto pesano i due servizi nel budget
Non diamo cifre: dipendono da regione, numero di invitati, complessità e formula scelta. Conviene però ricordare che il compenso del planner e il costo dei fiori sono due voci diverse. Il planner può aiutarti a spendere meglio sui fiori, per esempio suggerendo di riusare le composizioni della cerimonia o di concentrare il budget dove si vede di più. Ma non sostituisce il preventivo del flower designer, che resta il documento da leggere con attenzione.
Domande da fare al wedding planner sui fiori
- Quali flower designer proponi e perché proprio loro?
- Ricevi commissioni dai fornitori che proponi?
- Posso scegliere un flower designer fuori dalla tua rete?
- Chi firma il contratto dei fiori e a chi pago?
- Parteciperai al sopralluogo con il flower designer?
- Chi coordina il passaggio dei fiori dalla cerimonia al ricevimento?
- Chi verifica lo smontaggio e il recupero dei noleggi?
Per chiudere
Planner e flower designer funzionano bene insieme quando i ruoli sono chiari fin dall'inizio. Per scegliere chi fa i fiori, leggi la guida su come scegliere il flower designer. Quando hai data e location, chiedi un preventivo e indica se lavori con un wedding planner: il flower designer saprà con chi coordinarsi.
