In breve
- Fai un solo elenco condiviso di chi porta cosa: tovaglie, piatti, vasi, candele, alzate.
- Il centrotavola deve lasciare spazio e vista sulla tavola apparecchiata del catering.
- Sul buffet i fiori non toccano il cibo e non perdono petali o polline.
- Candele e fiamme libere seguono le regole della location: chiedile per iscritto.
Fiori, cibo e spazi si incontrano sulla stessa tavola, negli stessi corridoi, nelle stesse ore. Se flower designer, catering e location non si parlano, il risultato si vede: centrotavola che costringono a spostare i bicchieri, squadre che si intralciano, candele vietate scoperte all'ultimo. Questa guida ti aiuta a organizzare il coordinamento, anche se non hai un wedding planner.
Tre squadre, un solo spazio
Ognuno ha un ruolo:
- il flower designer progetta e posa fiori, verde, a volte candele e noleggi;
- il catering apparecchia, cucina, serve e risponde della sicurezza del cibo;
- la location fissa regole, orari, accessi e a volte fornisce arredi.
Spesso le location hanno un catering in esclusiva e una lista di fornitori consigliati, a volte anche per i fiori. Chiedi subito se puoi scegliere liberamente il flower designer. Se stai cercando chi lavora nella zona della tua location, parti dall'elenco dei flower designer per matrimoni.
Se nessuno coordina, il punto di contatto sei tu. Vale la pena metterli in contatto diretto via mail, con la pianta della sala allegata. Per sapere come si dividono i ruoli con un planner leggi la guida su flower designer e wedding planner.
Chi porta cosa
È il documento più utile e il più spesso dimenticato. Una tabella condivisa evita doppioni e buchi.
| Elemento | Di solito chi | Da verificare |
|---|---|---|
| Tavoli e sedie | Location o catering | Forma e misure dei tavoli |
| Tovaglie e tovaglioli | Catering o noleggio | Colore, abbinato alla palette dei fiori |
| Piatti, bicchieri, posate | Catering | Quanti bicchieri per coperto |
| Sottopiatti | Catering o noleggio | Ingombro sulla tavola |
| Centrotavola e vasi | Flower designer | Misure compatibili con la mise en place |
| Candele e portacandele | Flower designer o catering | Regole della location sulle fiamme |
| Segnaposto e menu | Coppia o grafico | Spazio sul piatto o accanto |
| Tableau | Flower designer o grafico | Posizione e illuminazione |
| Decorazioni del buffet | Flower designer con il catering | Distanza dal cibo |
| Luci | Location o service | Prese, orari di accensione |
Per l'abbinamento tra tovaglie, bicchieri e fiori leggi anche la guida su tavola e fiori.
La tavola apparecchiata
Il centrotavola vive sulla tavola del catering. Tre regole pratiche:
- Vista libera. Composizioni basse, sotto lo sguardo, o alte su stelo sottile, sopra lo sguardo.
- Spazio per il servizio. Con tre o quattro bicchieri per coperto e bottiglie in tavola, lo spazio al centro si riduce molto, soprattutto sui tavoli imperiali.
- Stabilità. All'aperto il vento ribalta vasi alti e leggeri.
Manda al flower designer le misure dei tavoli e una foto della mise en place prevista. Se possibile, fate una prova insieme: leggi la guida su prova del centrotavola e mockup.
Fiori vicino al cibo e alle persone
Il buffet e l'aperitivo
Sul buffet e nelle isole dell'aperitivo i fiori stanno vicino agli alimenti. Concorda con il catering:
- che i fiori non tocchino cibo, vassoi, posate di servizio;
- che siano posizionati dietro o sopra il cibo, mai dove le persone allungano le mani;
- che non perdano petali o polline sui piatti: alcuni fiori, come certi gigli, ne perdono molto;
- che le composizioni non ostacolino il passaggio dei camerieri.
Il catering risponde dell'igiene degli alimenti che serve, secondo le regole europee e nazionali. Segui le sue indicazioni. Se vuoi fiori nei piatti o sulla torta, deve essere chi prepara il cibo a sceglierli e a usare solo fiori edibili adatti. Leggi la guida ai fiori sicuri vicino al cibo.
Profumi e allergie
A tavola un profumo forte può coprire il cibo e dare fastidio. Chiedi fiori poco profumati per i tavoli e tieni quelli più intensi per ingressi e cerimonia. Se ci sono ospiti con allergie ai pollini, comunicalo a tutti e due i fornitori.
Candele e fiamme libere
Le candele sono spesso al confine tra fiori e catering. Prima di progettarle chiedi alla location:
- se le fiamme libere sono ammesse, e dove;
- se servono contenitori chiusi, come cilindri di vetro;
- se sono richieste candele LED in alcune sale o vicino a tessuti e legno;
- chi accende e spegne le candele e a che ora.
Non mettere candele accese vicino a composizioni secche, rami, tende o allestimenti sospesi. Le regole sulla sicurezza antincendio le stabilisce la location secondo le norme che la riguardano: verificale sempre con il responsabile della struttura. Approfondisci nella guida su fiori e candele.
Gli orari
Le squadre lavorano spesso negli stessi spazi nelle stesse ore. Mettete per iscritto:
| Momento | Chi | Accordo da prendere |
|---|---|---|
| Arrivo | Flower designer e catering | Chi entra per primo e da quale accesso |
| Tovaglie | Catering | Prima dei centrotavola |
| Centrotavola | Flower designer | Prima o dopo la mise en place |
| Candele | Flower designer o catering | Chi le accende e quando |
| Cambio sala | Tutti | Chi sposta fiori e arredi dopo la cerimonia |
| Fine festa | Tutti | Ordine dello smontaggio e chi esce per ultimo |
Per i dettagli su tempi e spostamenti leggi la guida a montaggio e smontaggio.
La location e le sue regole
Chiedi alla location il regolamento scritto e condividilo con tutti i fornitori. Di solito riguarda:
- orari di accesso e di uscita;
- zone di scarico e parcheggio dei mezzi;
- uso di chiodi, nastri, ganci;
- candele, petali, coriandoli, riso;
- fornitori in esclusiva;
- gestione dei rifiuti, inclusi fiori e verde a fine evento.
Se la location è vuota
Alcune location si affittano vuote: niente tavoli, niente cucina, a volte niente corrente nelle zone esterne. In questo caso il coordinamento conta ancora di più. Servono noleggi di tavoli e sedie, una cucina da campo per il catering, luci, a volte generatori e bagni. Il flower designer deve sapere presto quali tavoli arriveranno, perché le misure decidono i centrotavola. E deve sapere dove potrà lavorare al riparo dal sole, con acqua a disposizione.
Il tavolo degli sposi e la torta
Sono due punti in cui fiori e catering si toccano. Per il tavolo degli sposi, la composizione frontale non deve nascondere gli sposi nelle foto né ostacolare il servizio. Per la torta, i fiori decorativi vanno concordati con il pasticcere: non tutti i fiori sono adatti a stare sul cibo. Leggi la guida sui fiori sulla torta nuziale.
Domande da fare a catering e location
- Quanti bicchieri e piatti ci saranno per coperto?
- Che misura massima consigliate per i centrotavola?
- Dove possono stare i fiori sul buffet?
- Le candele sono ammesse? Con quali contenitori?
- A che ora apparecchiate e a che ora può entrare il flower designer?
- Chi accende le candele e chi sposta i fiori dopo la cerimonia?
- Dove si buttano fiori e verde a fine festa?
In pratica
Una mail con pianta dei tavoli, tabella di chi porta cosa e orari, mandata a tutti, risolve gran parte dei problemi. Quando hai la location, chiedi un preventivo al flower designer e allega il regolamento della struttura e i contatti del catering.
Fonti
- Regolamento (CE) n. 852/2004 sull'igiene dei prodotti alimentari, EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2004/852/oj
