In breve
- Il tempo di montaggio dipende da spazi, accessi e strutture: chiedi una stima dopo il sopralluogo.
- Gli orari del flower designer devono coincidere con quelli di location, chiesa e catering.
- Riusare i fiori della cerimonia richiede persone e tempo dedicati: va scritto nella scaletta.
- Lo smontaggio e il recupero dei noleggi sono parte del lavoro: decidete quando e come.
Dietro un allestimento floreale ci sono ore di lavoro che gli ospiti non vedono: scaricare, idratare, posizionare, spostare, smontare. Se questi tempi non sono previsti, il giorno delle nozze diventa una corsa. Questa guida ti spiega come si organizzano montaggio e smontaggio, come si spostano i fiori tra chiesa e ricevimento e cosa succede ai noleggi a fine festa.
Le fasi del lavoro
| Fase | Quando | Cosa succede |
|---|---|---|
| Preparazione | Giorni prima | Arrivo dei fiori, idratazione, composizioni in laboratorio |
| Trasporto | Giorno stesso o sera prima | Carico dei furgoni, viaggio, scarico |
| Montaggio cerimonia | Ore prima del rito | Altare, panche, ingresso, arco |
| Consegna fiori personali | Prima della preparazione degli sposi | Bouquet, boutonnière, corsage |
| Montaggio ricevimento | In parallelo o dopo la cerimonia | Centrotavola, tavolo sposi, buffet, tableau |
| Spostamenti | Dopo la cerimonia | Composizioni riusate portate al ricevimento |
| Smontaggio | Fine festa o giorno dopo | Ritiro di fiori, noleggi, strutture |
Se stai ancora scegliendo il professionista, chiedi a ciascuno come organizza queste fasi. Puoi partire dall'elenco dei flower designer per matrimoni.
Da cosa dipendono i tempi
Non esiste un tempo standard. Contano:
- numero di spazi: cerimonia, aperitivo, cena, dopocena;
- numero di tavoli e tipo di centrotavola;
- strutture: archi, installazioni sospese, colonne, ghirlande;
- accessi: scale, ZTL, isole, terrazze, percorsi lunghi a piedi;
- squadra: quante persone porta il flower designer;
- clima: con il caldo i fiori vanno montati il più tardi possibile.
Dopo il sopralluogo chiedi una stima scritta. Leggi la guida al sopralluogo con il flower designer.
Gli orari della location e della chiesa
Il flower designer non decide da solo quando entrare. Dipende da:
- location: da che ora apre, se si può montare il giorno prima, se ci sono altri eventi;
- chiesa: celebrazioni, altri matrimoni nello stesso giorno, orari della sacrestia;
- Comune: le sale per il rito civile hanno spesso turni stretti;
- catering: quando apparecchia, perché i centrotavola si posano di solito dopo la tovaglia e prima o dopo la mise en place, secondo accordi.
Chiedi tutti gli orari per iscritto e girali al flower designer. Per far lavorare bene le squadre leggi la guida su fiori, catering e location.
Se in chiesa si sposano due coppie
Capita, soprattutto nei mesi più richiesti. Alcune parrocchie chiedono che le coppie si accordino per condividere gli addobbi, con un risparmio per entrambe. In altri casi il primo flower designer deve smontare prima che arrivi il secondo. Chiedi al parroco come funziona.
Il giorno stesso
Dalla chiesa alla villa: chi sposta i fiori
Riusare le composizioni della cerimonia al ricevimento è una delle scelte più sensate per il budget. Ma qualcuno deve:
- aspettare la fine del rito, a volte l'uscita degli sposi e le foto sul sagrato;
- smontare in fretta le composizioni da riusare, lasciando in ordine la chiesa;
- caricarle e trasportarle;
- rimetterle in posizione prima dell'arrivo degli ospiti o durante l'aperitivo.
Funziona bene se:
- i pezzi sono pensati per spostarsi: vasi stabili, composizioni compatte;
- la distanza tra chiesa e location è ragionevole;
- c'è un addetto dedicato che non ha altro da fare in quel momento;
- tutto è nella scaletta del wedding planner o di chi coordina.
Lo spostamento è di solito una voce del preventivo. Chiedila. Per altre idee leggi la guida su come risparmiare sui fiori del matrimonio.
Montare con il caldo
D'estate i fiori soffrono già nelle prime ore. Per ridurre i danni:
- montaggio il più vicino possibile all'inizio dell'evento;
- composizioni con riserva d'acqua;
- uno spazio fresco e ombreggiato per tenere i fiori prima di posarli;
- scelta di fiori resistenti per gli esterni.
Approfondisci nella guida al matrimonio estivo e fiori che reggono il caldo.
Lo smontaggio
Lo smontaggio è parte del lavoro tanto quanto il montaggio. Ci sono tre formule comuni:
| Formula | Pro | Contro |
|---|---|---|
| A fine festa, di notte | Spazi liberi subito, nessun rischio per i noleggi | Costo più alto, squadra disponibile a tarda ora |
| Il giorno dopo | Spesso meno costoso, più calma | Serve il permesso della location e qualcuno che apra |
| Misto | Strutture e noleggi di valore subito, il resto dopo | Richiede accordo preciso |
La scelta dipende soprattutto dalla location. Molte ville e hotel hanno un altro evento il giorno dopo e chiedono di liberare tutto in nottata. Chiedilo prima di firmare con il flower designer.
Casi particolari: centri storici, isole, chiese affollate
Alcuni luoghi richiedono più tempo e più persone:
- centri storici con ZTL e strade pedonali: servono permessi di accesso e orari di carico, a volte il trasporto a mano per lunghi tratti;
- isole e località raggiungibili via mare: i fiori viaggiano in traghetto o in barca, con orari da rispettare e il rischio di ritardi per il mare mosso;
- borghi e terrazze con scale: ogni vaso va portato a mano;
- chiese con più celebrazioni nello stesso giorno: il tempo per montare può essere molto breve.
In questi casi chiedi al flower designer come si organizza e se il preventivo comprende persone e ore in più. I permessi per la circolazione li rilascia il Comune: chi lavora spesso nella zona sa già come ottenerli.
Il recupero dei noleggi
Vasi, alzate, candelabri, archi e strutture sono di solito del flower designer e vanno restituiti. I problemi più comuni:
- ospiti che portano via vasi insieme ai fiori;
- personale della location che sposta o accatasta materiali senza sapere di chi sono;
- rotture durante la festa o lo sgombero.
Per evitarli:
- decidi cosa possono prendere gli ospiti: i fiori sì, i vasi no, per esempio;
- comunicalo a location e catering;
- verifica nel contratto chi risponde di rotture e smarrimenti e con quale cauzione.
Le clausole sono spiegate nella guida al contratto con il flower designer.
Cosa resta dopo
A fine festa restano molti fiori ancora belli. Si possono regalare agli ospiti, lasciare alla location, donare. Decidilo prima, perché lo smontaggio ha tempi stretti. Trovi le idee nella guida su cosa fare dei fiori dopo il matrimonio.
Domande da fare al flower designer
- Quante persone porti e quanto tempo ti serve per montare?
- Monti il giorno prima o solo il giorno stesso?
- Chi sposta i fiori dalla chiesa al ricevimento e quanto costa?
- Lo smontaggio è a fine festa o il giorno dopo? Il costo cambia?
- Cosa possono portare via gli ospiti?
- Chi risponde dei noleggi durante la festa?
- Se la location chiede di liberare prima del previsto, come ti organizzi?
In chiusura
Un montaggio ben organizzato non si vede, ed è proprio questo il risultato giusto. Per mettere tutto in calendario usa la timeline dei fiori del matrimonio. Quando hai orari e location, chiedi un preventivo indicando anche gli orari di accesso: le proposte saranno più precise.
