In breve
- Alcune location hanno un flower designer in esclusiva, altre una lista di fornitori approvati, altre lasciano libera scelta.
- L'esclusiva semplifica la logistica ma limita la scelta e lega il prezzo alla struttura.
- Con fornitori esterni possono esserci costi di accesso, depositi, assicurazioni e orari da rispettare.
- Chiedi tutto per iscritto prima di firmare il contratto con la location.
È una domanda da fare alla prima visita di una villa, di un castello o di un hotel per eventi: posso scegliere io il flower designer? La risposta cambia lo stile possibile, il budget e il lavoro che resta a te. Funziona come per il catering in esclusiva, che molte coppie già conoscono: scegliendo il luogo, a volte scegli anche i fornitori. Questa guida spiega i tre regimi, i costi da chiarire e come confrontare le offerte. Se stai cercando un flower designer da proporre alla location, sfoglia l'elenco dei flower designer per matrimoni.
I tre regimi
| Regime | Come funziona | Pro | Contro |
|---|---|---|---|
| Esclusiva | La location lavora con un solo flower designer, interno o fisso | Conosce spazi e regole, strutture già pronte, un interlocutore in meno | Niente scelta, prezzo non in concorrenza, stile a volte limitato |
| Fornitori approvati | Scegli da un elenco di flower designer accettati | Un po' di scelta, fornitori che conoscono il luogo | Scelta ristretta, a volte prezzi allineati |
| Libero | Puoi portare chi vuoi, rispettando le regole della location | Massima libertà di stile e di prezzo | Più coordinamento, possibili costi per esterni |
Esistono anche situazioni miste. Per esempio, la location impone il flower designer per gli allestimenti fissi ma lascia libero il bouquet. Oppure ha un fornitore in esclusiva per le piante e i fiori degli spazi comuni, ma accetta un esterno per tavoli e cerimonia.
Perché alcune location impongono il fornitore
I motivi più comuni:
- tutela degli spazi: affreschi, giardini storici, pavimenti delicati, soffitti dove non si può appendere nulla;
- orari e sicurezza: un fornitore che conosce le regole sbaglia meno;
- qualità percepita: la location vuole un risultato coerente con le sue foto;
- accordi commerciali: a volte c'è un rapporto economico tra location e fornitore.
Nessuno di questi motivi è sbagliato in sé. Ma è giusto che tu lo sappia prima, perché incide sul prezzo e sulla scelta.
Esclusiva: cosa aspettarti
Cosa cambia per te:
- scegli il flower designer quando scegli la location: la sua proposta diventa parte della visita;
- spesso esistono pacchetti floreali legati al pacchetto della location;
- il fornitore conosce accessi, orari, punti di aggancio e soluzioni per la pioggia;
- può avere strutture già pronte per quegli spazi, come archi o supporti per la terrazza.
Cosa controllare:
- cosa è davvero incluso nel pacchetto e cosa è extra;
- se puoi vedere foto di lavori diversi da quelli standard;
- se puoi chiedere stili e fiori fuori dal catalogo;
- se puoi portare almeno il bouquet o i fiori per le persone da un altro fornitore.
Libero: cosa aspettarti
Cosa cambia per te:
- scegli tu il flower designer in base a stile e budget;
- il fornitore esterno deve conoscere o studiare la location: serve un sopralluogo;
- la location può chiedere documenti, assicurazioni e il rispetto di orari precisi;
- tocca a te, o al wedding planner, mettere in contatto il flower designer con location e catering.
Cosa controllare:
- che il flower designer abbia già lavorato lì o faccia un sopralluogo;
- dove si scarica, dove si parcheggia, se ci sono scale o ascensori;
- se ci sono regole su candele, ancoraggi, petali, acqua sui pavimenti;
- orari di montaggio e di smontaggio, compreso quello notturno.
I costi da chiarire con un fornitore esterno
Non esiste un listino comune: ogni location decide i suoi. Per questo non indichiamo cifre. Chiedi per iscritto se ci sono:
- costo per fornitore esterno, forfettario o legato al numero di ospiti;
- deposito cauzionale per eventuali danni;
- assicurazione di responsabilità civile richiesta al fornitore;
- sopralluogo obbligatorio, a volte a pagamento;
- personale della location che deve essere presente durante montaggio o smontaggio;
- supplementi per montaggi anticipati o smontaggi oltre un certo orario;
- costi di pulizia per petali, acqua, foglie.
Per tutte le voci che possono aggiungersi al preventivo dei fiori leggi la guida ai costi extra di un allestimento floreale.
Come confrontare due location con regimi diversi
Il pacchetto floreale di una location in esclusiva e il preventivo di un fornitore esterno non si confrontano direttamente. Fai così:
- Parti dallo stesso elenco di pezzi: bouquet, cerimonia, centrotavola, tavolo degli sposi, angoli.
- Per la location in esclusiva, somma il pacchetto e gli extra che ti servono davvero.
- Per la location libera, somma il preventivo del flower designer, i costi per esterni della location e le eventuali trasferte.
- Confronta il totale, poi lo stile e la fiducia nel fornitore.
A volte l'esclusiva costa meno, perché le strutture sono già sul posto. A volte costa di più. Dipende dalla location e da quanto ti serve uscire dal catalogo.
Il giorno dell'evento
Che il flower designer sia interno o esterno, il giorno dell'evento valgono le regole della location. Quelle che pesano di più sui fiori:
- orari di ingresso: a volte il montaggio può iniziare solo poche ore prima, se la sala è occupata il giorno precedente;
- presenza di altri eventi: in alcune ville si celebrano più cerimonie nello stesso fine settimana e gli spazi vanno liberati in fretta;
- percorsi di carico: a volte i furgoni non possono entrare nel giardino e i fiori si portano a mano;
- fine festa: orario di fine musica e di uscita dei fornitori, che decide quando si smonta.
Un flower designer esterno che non conosce la location deve avere queste informazioni scritte prima del preventivo, perché cambiano il numero di persone e le ore di lavoro.
Destination wedding e location in esclusiva
Le coppie che si sposano in Italia dall'estero scelgono spesso prima la location, poi i fornitori. Con un'esclusiva questo semplifica molto: un solo interlocutore, che conosce il luogo e parla spesso inglese. Se invece hai già un flower designer di fiducia, magari scelto per lo stile, chiedi l'eccezione prima di firmare con la location. Per il quadro generale leggi la guida al destination wedding in Italia e consulta i flower designer per destination wedding.
Domande da fare alla location
- Il flower designer è in esclusiva, da un elenco approvato o libero? Me lo scrivete nel contratto?
- Cosa include il pacchetto floreale? Posso vedere foto di allestimenti diversi?
- Posso portare almeno il bouquet o i fiori per le persone da un altro fornitore?
- Che costi chiedete a un flower designer esterno? Deposito, assicurazione, sopralluogo?
- Quali sono gli orari di montaggio e smontaggio?
- Ci sono regole su candele, ancoraggi, petali e acqua?
- Dove si scarica e dove parcheggiano i furgoni?
- Se piove, quali spazi coperti ci sono? Cambiano i costi dei fiori?
Per scegliere
Chiedi il regime dei fornitori alla prima visita, non dopo l'acconto. Poi confronta le offerte sullo stesso elenco di pezzi e con tutti i costi. Per mettere d'accordo i diversi fornitori leggi la guida ai fornitori che lavorano con il flower designer. Quando hai deciso la location, chiedi un preventivo e indica se ci sono regole sui fornitori esterni.
