In breve
- Il sopralluogo trasforma un'idea in un progetto con misure vere.
- Guarda la luce all'ora giusta, le misure di tavoli, archi e ingressi, gli accessi per i furgoni.
- Chiedi alla location le regole scritte: candele, chiodi, petali, orari di montaggio e smontaggio.
- Se non puoi esserci, chiedi video e riepilogo scritto.
Il sopralluogo è il momento in cui il flower designer vede gli spazi del matrimonio con i propri occhi. Serve a misurare, a guardare la luce, a capire da dove entrano i fiori e cosa la location permette. Questa guida ti dice cosa controllare insieme, cosa portare e cosa chiedere alla struttura. È utile anche se ti sposi da lontano e il sopralluogo lo fa il professionista per te.
Quando farlo
Di solito dopo aver scelto il flower designer, o quando sei indeciso tra due e vuoi vedere come lavorano. Molti professionisti preferiscono fare il sopralluogo prima del preventivo definitivo: senza misure, il numero di composizioni e la quantità di fiori sono solo stime.
Se cerchi ancora chi lavora nella zona della tua location, guarda l'elenco dei flower designer per matrimoni o quelli per destination wedding in Italia.
Se puoi, fissa il sopralluogo all'ora della cerimonia o della cena e nella stessa stagione. La luce di un pomeriggio di giugno non è quella di una sera di ottobre.
Cosa portare
- Planimetria della location, se la struttura ce l'ha;
- numero di invitati e idea della disposizione dei tavoli;
- moodboard con foto di riferimento e palette: vedi la guida alla moodboard dei fiori;
- regolamento della location e della chiesa, se già lo hai;
- contatti di catering e wedding planner, se ci sono.
Cosa guardare negli spazi
La luce
La luce decide colori e volumi. Al sopralluogo osserva:
- da dove arriva il sole all'ora della cerimonia: un arco controluce fa belle foto ma può accecare gli ospiti;
- zone d'ombra dove i fiori reggono meglio il caldo;
- luce della sera: lampadari, faretti, candele. Molti colori scuri spariscono con poca luce;
- riflessi su vetrate, acqua, marmi.
Per i matrimoni serali leggi anche la guida su luci e fiori.
Le misure
Senza misure il progetto è un'ipotesi. Il flower designer prende di solito:
| Cosa misurare | Perché |
|---|---|
| Tavoli (diametro o lunghezza e larghezza) | Dimensione dei centrotavola e spazio per la mise en place |
| Altezza dei soffitti e dei lampadari | Composizioni alte e installazioni sospese |
| Ingressi e porte | Passaggio di archi, strutture, carrelli |
| Navata e panche della chiesa | Numero di composizioni lungo il corridoio |
| Altare o tavolo della cerimonia | Proporzioni delle composizioni principali |
| Scale e dislivelli | Tempo di trasporto e sicurezza |
| Spazio per il tableau e il buffet | Dimensioni degli elementi |
Accessi e logistica
È la parte meno romantica e la più importante. Controllate insieme:
- dove si scarica: fino a dove arriva il furgone, se ci sono ZTL, strade strette, cancelli;
- percorso dal furgone agli spazi: scale, ghiaia, prati, ascensori;
- spazio di lavoro al coperto dove preparare e tenere i fiori al fresco;
- acqua disponibile per riempire vasi;
- prese elettriche per luci, ventilatori o strutture illuminate;
- parcheggio per i mezzi della squadra durante l'evento.
In centri storici, isole, borghi in collina o terrazze sul mare la logistica può richiedere più persone e più tempo. Meglio saperlo ora che dal preventivo finale.
Le regole della location
Ogni struttura ha le sue regole. Chiedile per iscritto e verificale con il responsabile eventi. Le più comuni riguardano:
- candele e fiamme libere: dove sono ammesse, se servono contenitori chiusi o candele LED;
- chiodi, viti, nastri adesivi su muri, travi, alberi;
- petali a terra e lancio di petali, soprattutto su pavimenti delicati o prati;
- piante e alberi del giardino: cosa si può appendere e cosa no;
- orari di accesso per il montaggio e di uscita per lo smontaggio;
- fornitori esclusivi: alcune location lavorano con fioristi interni o li indicano come obbligatori.
Per i fiori vicino al cibo e la convivenza con il catering leggi la guida su fiori, catering e location.
La chiesa o la sala del Comune
Se la cerimonia è in un luogo diverso, serve un secondo sopralluogo o almeno una telefonata. Le parrocchie hanno spesso regole su:
- cosa si può mettere su altare e panche;
- orari di accesso, soprattutto se nello stesso giorno ci sono altre celebrazioni;
- condivisione degli addobbi con un'altra coppia che si sposa lo stesso giorno;
- lancio di riso o petali sul sagrato.
Le sale comunali hanno spesso tempi stretti tra un rito e l'altro. Chiedi al Comune cosa si può portare e in quanto tempo va tolto. Approfondisci nella guida agli addobbi floreali in chiesa.
Gli orari
Al sopralluogo chiedi alla location:
- da che ora può entrare il flower designer, anche il giorno prima;
- fino a che ora la sala è libera dal catering per il montaggio;
- entro che ora va finito lo smontaggio, e se si può fare il giorno dopo;
- se ci sono altri eventi nello stesso giorno o nel fine settimana.
Questi orari devono coincidere con quelli del contratto. Leggi la guida a montaggio e smontaggio.
Location tipiche e cosa controllare
Ogni tipo di location italiana ha i suoi punti critici. Ecco i più frequenti:
| Location | Cosa controllare in particolare |
|---|---|
| Villa storica o dimora d'epoca | Regole su chiodi, candele e pavimenti, affreschi e arredi da non toccare |
| Masseria o casale in campagna | Vento, caldo, distanza dai fornitori, acqua e corrente all'aperto |
| Chiesa storica | Orari della parrocchia, altre celebrazioni, cosa si può appoggiare sull'altare |
| Terrazza in centro storico | ZTL, ascensori, scale, orari di carico e scarico |
| Spiaggia o lido | Sabbia, vento, salsedine, permessi per l'uso della spiaggia |
| Hotel | Altri eventi nello stesso giorno, montacarichi, orari del personale |
| Baita o rifugio in montagna | Strade di accesso, temperatura, fiori alpini protetti da non raccogliere |
In molte zone d'Italia le regole cambiano anche da Comune a Comune: per esempio sull'uso delle spiagge o sull'accesso dei mezzi nei centri storici. Chiedi sempre alla location e, se serve, al Comune.
Il piano B
Se cerimonia o aperitivo sono all'aperto, visitate anche lo spazio coperto alternativo. Il flower designer deve sapere dove andrebbero le composizioni e quanto tempo serve per spostarle.
Se ti sposi da lontano
Se non puoi esserci, chiedi:
- un video che mostri gli spazi e il percorso dal furgone;
- foto con misure annotate;
- un riepilogo scritto di regole e orari;
- una videochiamata dal posto, se possibile.
Domande da fare al flower designer al sopralluogo
- Cosa ti preoccupa di questi spazi?
- Quante persone ti servono per montare qui e in quanto tempo?
- La luce di quest'ora cambia la tua proposta di colori?
- Ci sono costi extra per accessi o scale?
- Cosa faresti nel piano pioggia?
- Dove terrai i fiori al fresco prima di montarli?
Dopo il sopralluogo
Chiedi un riepilogo scritto e il progetto aggiornato. Se devi ancora decidere a chi affidarti, leggi la guida su come scegliere il flower designer. Poi chiedi un preventivo con misure e foto degli spazi: riceverai proposte più precise.
