In breve
- Il flower designer lavora con quasi tutti i fornitori: location, catering, fotografo, luci, noleggi, pasticcere.
- La location è il primo interlocutore: regole, orari e accessi valgono per tutti.
- Serve una sola regia: wedding planner, location o la coppia con una scaletta scritta.
- Le modifiche dell'ultimo mese vanno mandate a tutti insieme, non a uno per volta.
I fiori toccano tutto il matrimonio. Stanno sulla tavola del catering, davanti all'obiettivo del fotografo, sotto le luci, accanto alla torta. Questa guida è per chi organizza le nozze e vuole capire con chi deve parlare il flower designer, su cosa e in che momento. Se devi ancora scegliere chi fa i fiori, sfoglia l'elenco dei flower designer per matrimoni.
La lista dei fornitori che incrociano i fiori
| Fornitore | Su cosa si coordina con il flower designer | Quando parlarsi |
|---|---|---|
| Location | Orari di accesso, regole su candele e ancoraggi, spazi, piano B | Prima del preventivo definitivo |
| Parrocchia o Comune | Regole per gli addobbi, orari, condivisione con altre cerimonie | Appena fissata la data |
| Wedding planner | Stile, budget, scaletta, scelta dei fornitori | Dall'inizio |
| Catering | Pianta della sala, spazio sulla tavola, fiori vicino al cibo, mise en place | Quando c'è la pianta indicativa |
| Fotografo e videomaker | Dettagli da fotografare, luce, momenti, flat lay del bouquet | Qualche settimana prima |
| Luci e audio | Illuminazione dei fiori, corrente, cavi vicino alle composizioni | Con la pianta definitiva |
| Noleggi e tensostrutture | Tavoli, tovaglie, gazebo, strutture per installazioni | Con la pianta definitiva |
| Pasticcere | Fiori sulla torta, sicurezza alimentare, tavolo della torta | Quando si sceglie la torta |
| Musica | Posizione di palco e casse rispetto ai fiori | Con la pianta definitiva |
| Trucco e parrucco | Fiori nei capelli, prova | Alla prova acconciatura |
| Stylist o atelier | Abbinamento del bouquet all'abito | Quando l'abito è scelto |
La location viene prima di tutti
Ogni fornitore deve rispettare le regole della location. Per i fiori contano soprattutto:
- orari di ingresso e di uscita per montaggio e smontaggio;
- fiamme libere: candele ammesse, solo in contenitori chiusi o vietate;
- ancoraggi: cosa si può appendere, a cosa, con quali sistemi;
- fornitori ammessi: alcune ville lavorano solo con flower designer approvati;
- spazi coperti per il piano B.
Sulla questione dei fornitori in esclusiva leggi la guida alle location con flower designer in esclusiva o libero.
Chi dipende da chi
Alcune decisioni ne bloccano altre. Ecco l'ordine più comune:
- Data e location: senza queste non si chiedono preventivi seri.
- Rito: religioso, civile o simbolico. Cambia la cerimonia e i permessi.
- Stile generale: palette, mood, livello di formalità. Coinvolge fiori, tovaglie, carta, luci.
- Pianta della sala: decide numero e forma dei centrotavola, posizione di bar e buffet.
- Scaletta del giorno: orari di montaggio, cerimonia, foto, cena, torta, festa.
Il flower designer entra presto (dopo la location) e torna in gioco a ogni passaggio. Per i tempi dettagliati usa la timeline dei fiori del matrimonio.
Wedding planner e flower designer
Con un wedding planner c'è una regia unica. Di solito:
- il planner coordina tutti i fornitori e tiene la scaletta;
- il flower designer progetta e realizza i fiori, a volte anche altri elementi decorativi;
- le decisioni sullo stile si prendono insieme, con la coppia.
Chiarisci subito chi decide in caso di dubbi e a chi mandare le modifiche. Se il planner propone un flower designer con cui lavora spesso, chiedi in modo trasparente come funziona il rapporto economico tra loro. Approfondisci nella guida su flower designer e wedding planner.
Senza planner, la regia è tua. Spesso la location o il catering aiutano per la parte del ricevimento. Serve una scaletta condivisa e una persona di riferimento il giorno del matrimonio, che non sia uno degli sposi.
Catering e fiori
È il coordinamento più delicato, perché fiori e cibo stanno sulla stessa tavola. Da chiarire:
- quanto spazio lascia la mise en place al centrotavola;
- dove possono stare i fiori sul buffet, senza toccare il cibo;
- chi mette i centrotavola sui tavoli e a che ora;
- se il catering lavora con un fiorista di fiducia o accetta un esterno.
Tutti i dettagli sono nella guida per far lavorare insieme fiori, catering e location.
Fotografo e luci
Il fotografo deve sapere cosa vale la pena fotografare prima che arrivino gli ospiti: tavole, cerimonia, bouquet, dettagli. Chi illumina la festa deve sapere dove sono le composizioni principali. Di sera un centrotavola non illuminato quasi sparisce nelle foto.
Pasticcere e fiori sulla torta
I fiori sulla torta vanno concordati con chi la prepara. Non tutti i fiori sono adatti al contatto con il cibo, e quelli trattati o tossici vanno esclusi. Il pasticcere ha l'ultima parola su cosa va sulla torta.
Quando i fornitori arrivano da lontano
Nei destination wedding la coppia vive spesso all'estero e i fornitori possono arrivare da regioni diverse. Il flower designer può venire da un'altra città, il fotografo da un altro Paese, il catering essere quello della villa. Qualche accorgimento in più:
- una lingua comune per le comunicazioni scritte, spesso l'inglese, e una persona che traduca se serve;
- un unico documento aggiornato con pianta, scaletta e contatti, invece di tante email separate;
- una videochiamata con i fornitori principali qualche settimana prima, per allineare tempi e spazi;
- un riferimento sul posto, il wedding planner o il coordinatore della location, che sappia chi chiamare se qualcosa non torna.
Chi viene da fuori non conosce le regole locali: orari di silenzio, zone a traffico limitato, accessi ai centri storici, regole delle chiese. Chiedi a chi conosce il territorio di avvisare tutti.
La scaletta condivisa
Un documento semplice evita la maggior parte dei problemi. Dovrebbe contenere:
- nomi e telefoni di tutti i fornitori e della persona di riferimento;
- orari di arrivo, montaggio, inizio e fine di ogni momento;
- chi sposta i fiori dalla cerimonia al ricevimento;
- dove si scarica e dove si parcheggia;
- orario di smontaggio e chi ritira i noleggi;
- piano B in caso di pioggia, con chi decide e entro quando.
Mandala a tutti nelle ultime settimane e chiedi conferma di lettura.
Il giorno dopo
Il lavoro dei fornitori non finisce con l'ultimo ballo. Vasi e strutture a noleggio vanno ritirati, i fiori regalati o portati via, la location riconsegnata pulita. Decidi prima chi resta fino alla fine e chi torna la mattina dopo, e scrivilo nella scaletta.
Domande da fare al flower designer sui fornitori
- Hai già lavorato in questa location? Conosci le sue regole?
- Parli tu direttamente con catering, fotografo e luci, o passo io?
- Ti serve la pianta della sala? Entro quando?
- A che ora arrivi e quanto spazio ti serve per lavorare?
- Chi sposta i fiori dalla cerimonia al ricevimento?
- Chi ritira vasi e strutture a fine festa e a che ora?
Per partire
Fai la lista dei fornitori partendo dalla location e segna per ognuno quando deve parlare con il flower designer. Per scegliere bene chi fa i fiori leggi come scegliere il flower designer. Quando hai data e location, chiedi un preventivo e indica quali altri fornitori hai già scelto.
