In breve
- Ogni matrimonio all'aperto ha bisogno di un piano B scritto, non solo di una speranza.
- Stabilisci un'ora limite per decidere e chi decide: location, wedding planner o voi.
- Progetta i fiori pensando a cosa si può spostare e cosa no.
- Chiedi nel preventivo il costo del piano B, anche se poi non servirà.
Una cerimonia in giardino, una cena sotto gli ulivi, un aperitivo in terrazza vista mare. In Italia molti matrimoni si svolgono fuori, e quasi sempre va tutto bene. Ma il temporale estivo, il vento forte o una giornata di pioggia in primavera capitano. Questa guida ti aiuta a preparare il piano B per i fiori, a sapere cosa chiedere e cosa aspettarti. Se stai organizzando un rito all'aperto, nell'elenco dei flower designer per matrimoni simbolici trovi chi lavora spesso in esterno.
Perché il piano B riguarda anche i fiori
Si pensa al piano B come a un problema della location: c'è una sala interna? Si monta una tensostruttura? Ma i fiori sono la parte dell'allestimento più legata allo spazio. Un arco progettato per il prato non sta in una sala con il soffitto basso. Una ghirlanda lunga trenta metri non entra sotto un gazebo da venti.
Senza un piano B per i fiori, il giorno della pioggia succede questo: si sposta tutto in fretta, qualcosa si rompe, qualcosa resta fuori, e lo spazio coperto resta spoglio.
Le tre opzioni di riparo
| Opzione | Quando si usa | Effetto sui fiori |
|---|---|---|
| Sala interna della location | Ville e hotel con spazi coperti | Bisogna conoscere misure e luce della sala in anticipo |
| Tensostruttura | Prati, giardini, spiagge senza sale | Spazio ampio, da decorare; richiede montaggio anticipato |
| Gazebo o pergolati coperti | Piccoli ricevimenti, aperitivi | Spazio ridotto, poche composizioni ma ben posizionate |
Ognuna ha costi e tempi diversi. La tensostruttura va spesso prenotata e a volte montata in anticipo, anche senza sapere se servirà. Chiedi alla location cosa offre e come funziona.
Quando decidere
Il punto più delicato è il momento della scelta. Troppo presto, e rinunci a una giornata che magari si apre. Troppo tardi, e il team dei fiori non ha il tempo di montare nel posto giusto.
Una buona prassi è fissare prima:
- l'ora limite in cui si decide, di solito tra la sera prima e la mattina dell'evento;
- chi decide: spesso il wedding planner insieme alla location, con il vostro accordo;
- come si comunica la decisione a tutti i fornitori.
Per le previsioni affidati a fonti meteo ufficiali e, nei giorni di allerta, alle indicazioni della Protezione Civile. Le previsioni a più di qualche giorno sono indicative: prendi decisioni solo a ridosso dell'evento.
Progettare fiori che si spostano
La scelta più utile si fa mesi prima: progettare un allestimento che possa cambiare stanza.
Cosa si sposta facilmente
- composizioni in vasi e contenitori con base stabile;
- colonne e piedistalli con fiori;
- centrotavola, che vanno comunque sui tavoli ovunque siano;
- piante in vaso, come ulivi e agrumi, se c'è chi le muove.
Cosa si sposta male
- archi ancorati nel terreno;
- installazioni sospese agli alberi;
- composizioni grandi a terra costruite sul posto;
- ghirlande lunghe fissate ai tavoli imperiali.
Se ami un arco o una scenografia a terra, chiedi al flower designer una versione alternativa più piccola per lo spazio coperto. Per le strutture leggi la guida sull'arco floreale per la cerimonia.
Cosa preparare doppio
Non serve raddoppiare l'allestimento. Ma alcune cose conviene averle pronte per entrambi gli scenari:
- la pianta dei tavoli per lo spazio esterno e per quello coperto;
- la lista delle composizioni con indicazione di dove vanno in ciascun caso;
- gli agganci per decorare la tensostruttura, se si monta;
- la luce: sotto una tensostruttura serve un progetto diverso da quello per un giardino aperto.
Per la parte luci leggi la guida su luci e fiori.
Decorare una tensostruttura
Una tensostruttura nuda è un grande spazio bianco. Con i fiori può diventare accogliente, ma servono attenzione e accordi chiari.
- Chiedi al noleggiatore dove si può agganciare e quanto peso reggono pali e travi.
- Le installazioni sospese richiedono ancoraggi sicuri: decide chi ha montato la struttura.
- Ghirlande sui pali, composizioni agli ingressi e verde lungo i bordi sono soluzioni semplici ed efficaci.
- Considera il calore: sotto un telo, d'estate, la temperatura sale e i fiori soffrono di più.
Le composizioni appese vanno progettate insieme a chi monta la tensostruttura, non aggiunte all'ultimo.
Pioggia, vento e caldo: non solo acqua
Il piano B non è solo per la pioggia. In Italia contano anche:
- il vento, frequente in Puglia, Sardegna, sulle coste e sui laghi, che ribalta vasi alti e strappa ghirlande;
- il caldo, che in piena estate può rendere necessario spostare la cerimonia in ombra o all'interno;
- l'umidità, che sui laghi e vicino al mare appesantisce alcuni fiori.
Per le estati più calde leggi la guida al matrimonio d'estate con fiori che reggono il caldo.
Il giorno stesso: chi fa cosa
Se il piano B si attiva, tutto si muove in fretta. Per non improvvisare, prepara una piccola lista con:
- chi avvisa flower designer, catering, musicisti e fotografo;
- chi sposta le composizioni già montate fuori, se la pioggia arriva dopo il montaggio;
- dove si mettono fiori e materiali bagnati, per non sporcare la sala;
- come cambia il programma, ad esempio se la cerimonia e l'aperitivo si fanno nello stesso spazio.
Se la pioggia arriva a cerimonia iniziata, la priorità è mettere al riparo ospiti e impianti elettrici, non i fiori. Un buon flower designer lo sa e si adatta.
I costi del piano B
Prepara due conti: quello del piano A e quello del piano B. Le voci che possono cambiare sono:
| Voce | Perché può costare di più |
|---|---|
| Tensostruttura o gazebo | Noleggio, montaggio, a volte anche se non si usa |
| Ore extra del team fiori | Spostamenti e nuovo montaggio |
| Strutture alternative | Arco più piccolo, supporti per lo spazio coperto |
| Luce dedicata | Serve un impianto diverso al chiuso |
| Smontaggio | Più complesso se l'allestimento è diviso tra due spazi |
Chiedi che le condizioni siano scritte nel contratto: cosa si paga se il piano B si attiva e cosa si paga se non si attiva. La guida sul contratto con il flower designer spiega anche le clausole sul maltempo.
Un esempio di piano B scritto
Il piano B funziona se sta su un foglio che tutti hanno. Può essere molto semplice: due colonne, piano A e piano B, e per ogni momento della giornata dove si svolge, quali fiori ci sono e chi li sposta. Bastano una pianta della location con le due aree segnate e un numero di telefono di riferimento. Mandalo a tutti i fornitori qualche settimana prima e portane una copia stampata il giorno del matrimonio.
Domande da fare a location e flower designer
- Che spazio coperto c'è? Posso vederlo al sopralluogo?
- La tensostruttura va prenotata in anticipo? Si paga anche se non serve?
- Entro che ora si decide? Chi decide?
- Quali composizioni si spostano facilmente?
- C'è un'alternativa più piccola per l'arco o la scenografia?
- Il piano B ha un costo in più? È scritto nel preventivo?
- Chi sposta i fiori il giorno della pioggia?
Per finire
Un buon piano B non si vede: la festa va avanti e gli ospiti ricordano solo l'atmosfera. Prepararlo bene è il modo migliore per smettere di guardare le previsioni ogni ora. Per tutti i dettagli che conviene controllare prima, leggi la guida sul sopralluogo con il flower designer.
Quando hai data e location, chiedi un preventivo e domanda come gestiscono il maltempo.
