In breve
- Vasi, alzate, candelieri e archi di solito si noleggiano dal flower designer, non si comprano.
- Il noleggio può essere incluso nel prezzo della composizione o a parte: controlla nel preventivo.
- Rotture, pezzi mancanti e cauzione vanno scritti nel contratto prima dell'evento.
- Il ritiro a fine festa è un momento delicato: decidi chi custodisce i pezzi fino a quando tornano al magazzino.
Dietro ogni centrotavola c'è un contenitore. Dietro ogni arco c'è una struttura che qualcuno porta, monta, smonta e riporta indietro. Questa guida è per chi sta organizzando un matrimonio o un evento e vuole capire cosa si noleggia, come si paga e cosa succede se qualcosa si rompe. Se cerchi ancora chi fa i fiori, parti dall'elenco dei flower designer per matrimoni e confronta come gestiscono i noleggi.
Perché si noleggia invece di comprare
Un matrimonio con quindici tavoli può richiedere decine di vasi, alzate e portacandele. Comprarli tutti significa spendere, conservarli e poi non sapere cosa farne. Il flower designer, invece, ha un magazzino che riusa per molti eventi.
Il noleggio ha anche un vantaggio pratico: i pezzi sono pensati per lavorare con i fiori. Hanno il peso giusto, tengono l'acqua, entrano nelle casse di trasporto. Un vaso comprato a caso può essere bello ma instabile, poroso o troppo largo per la tavola.
Comprare può avere senso in pochi casi: se vuoi regalare i contenitori agli ospiti, se usi oggetti di famiglia o se il tuo progetto è molto piccolo.
Cosa si noleggia di solito
| Oggetto | A cosa serve | Cosa controllare |
|---|---|---|
| Vasi in vetro (cilindri, bottiglie, bassi) | Centrotavola, buffet, bagni | Numero esatto, misure, trasparenza dell'acqua |
| Alzate e candelieri alti | Centrotavola sollevati sui tavoli rotondi | Stabilità, peso della base, vento in esterno |
| Ciotole e contenitori in ceramica o metallo | Composizioni basse, tavolo imperiale | Colore coordinato con la tovaglia |
| Archi e strutture per la cerimonia | Fondale dell'altare o del rito simbolico | Ancoraggio, zavorre, altezza, tempi di montaggio |
| Colonne e piedistalli | Ingresso, ai lati dell'altare | Ingombro, passaggio degli ospiti |
| Strutture sospese | Fiori appesi su tavoli o soffitti | Punti di aggancio, autorizzazione della location |
| Piante in vaso e alberi | Agrumi, ulivi, verde per spazi grandi | Peso, trasporto, cura in caso di caldo |
| Portacandele e lanterne | Luce sulla tavola e nei percorsi | Regole della location sulle fiamme libere |
Ogni flower designer ha un magazzino diverso. Chiedi foto dei pezzi reali, non solo immagini d'ispirazione.
Incluso o a parte: come leggere il preventivo
Ci sono due modi comuni di presentare il noleggio.
- Incluso nella composizione. Il centrotavola ha un prezzo che comprende fiori, vaso e lavoro. È più semplice da leggere.
- Voce separata. I fiori sono da una parte, i noleggi dall'altra, spesso con quantità e prezzo unitario. È più trasparente e ti permette di capire dove si spende.
Nessuno dei due è sbagliato. L'importante è poter confrontare due preventivi diversi sulla stessa base. Per questo leggi la guida su come leggere il preventivo di un flower designer.
Il costo del noleggio dipende dal pezzo, dalla quantità e dal valore. Non esiste un listino unico. Una struttura per la cerimonia o un'installazione sospesa pesano molto di più di un cilindro di vetro, anche per il tempo di montaggio. Anche trasporto, montaggio e smontaggio notturno possono comparire come voci a parte.
Cauzioni, rotture e pezzi mancanti
Il vetro si rompe, le lanterne spariscono, i candelieri tornano con la cera colata. Sono cose normali in una festa con cento persone. Per questo conviene mettere tutto per iscritto.
Le formule più diffuse sono queste:
- Cauzione: una somma versata prima e restituita dopo il controllo dei pezzi.
- Rotture forfettarie: una piccola percentuale di danni è già prevista nel prezzo.
- Rimborso a pezzo: ogni oggetto rotto o mancante si paga al valore indicato nel listino.
- Assicurazione: per strutture grandi o allestimenti di valore alcuni fornitori hanno una copertura propria.
Chiedi anche cosa conta come danno. Un vaso con un piccolo scheggiamento? Un candeliere con la cera? Una struttura graffiata durante lo smontaggio fatto da altri? Più è chiaro prima, meno discussioni ci saranno dopo. La guida sul contratto con il flower designer spiega le altre clausole da controllare.
Consegna, montaggio e ritiro
Il noleggio non è solo un oggetto: è un oggetto che viaggia. Le domande pratiche sono tre.
Chi porta e chi monta
Di solito il team del flower designer consegna e monta i pezzi insieme ai fiori. Se la location ha orari stretti, il montaggio deve stare in una finestra precisa. Per le strutture grandi servono più persone e più tempo.
Chi custodisce durante la festa
Durante il ricevimento i pezzi sono sotto gli occhi di ospiti, camerieri e personale della location. Chiarisci con la location e con il catering chi può spostare i centrotavola, ad esempio per il taglio della torta o per liberare la pista.
Quando si ritira
Il ritiro può essere:
- la sera stessa, a fine festa, con un costo per lo smontaggio notturno;
- il giorno dopo, se la location lo consente e custodisce i pezzi;
- a cura tua, se riporti tu i vasi al magazzino (raro, e da concordare).
Il ritiro notturno è spesso più costoso perché il team lavora a tarda ora. La guida su montaggio e smontaggio dell'allestimento entra nei dettagli.
Se i fiori vanno agli ospiti o in beneficenza
Molte coppie vogliono che i fiori non finiscano nella spazzatura. È un'ottima idea, ma con i noleggi va organizzata.
- Il flower designer può preparare mazzetti avvolti in carta da consegnare agli ospiti a fine serata, lasciando i vasi al loro posto.
- Se doni i fiori a una struttura, qualcuno deve toglierli dai contenitori prima del ritiro.
- Se vuoi regalare anche il vaso, scegli contenitori acquistati, non a noleggio, e mettilo per iscritto.
Location che hanno già i loro pezzi
Alcune ville e alcuni hotel hanno vasi, candelieri o archi propri. Possono essere un risparmio, ma chiedi:
- in che stato sono e quanti ce ne sono davvero;
- se si pagano a parte;
- se il flower designer può usarli o preferisce i suoi;
- chi risponde se si rompono.
Il flower designer potrebbe preferire i suoi pezzi per avere misure certe e uno stile coerente. Parlatene al sopralluogo.
Matrimoni lontani e destination wedding
Quando il matrimonio è lontano dalla sede del flower designer, il noleggio diventa anche una questione di trasporto. Vasi in vetro e strutture viaggiano in casse, su furgoni, a volte su barche o traghetti, come in Costiera, a Venezia o sulle isole. Ogni passaggio aumenta il rischio di rotture e i costi.
Per questo alcuni flower designer, per eventi lontani, preferiscono noleggiare parte dei pezzi da fornitori della zona. Chiedi come intendono organizzarsi, chi risponde dei pezzi noleggiati da terzi e se il trasporto è una voce separata. Per il quadro dei costi in trasferta leggi la guida al budget dei fiori per un destination wedding.
Domande da fare al flower designer sui noleggi
- I vasi e le alzate sono inclusi nel prezzo delle composizioni o a parte?
- Posso vedere foto dei pezzi che userete davvero?
- Chiedete una cauzione? Quanto e quando la restituite?
- Come calcolate rotture e pezzi mancanti?
- Ritirate la sera stessa o il giorno dopo? Con quale costo?
- Le strutture come vengono fissate? Servono zavorre o permessi della location?
- Posso regalare i fiori agli ospiti? Chi li toglie dai vasi?
- Lavorate con i pezzi della location o solo con i vostri?
Per finire
Il noleggio è una parte invisibile ma pesante dell'allestimento. Fatti dare un elenco di ciò che arriva, di chi lo custodisce e di quando torna in magazzino. Se stai pensando a un arco o a una scenografia, leggi la guida sull'arco floreale per la cerimonia.
Quando hai data, location e numero di tavoli, chiedi un preventivo e domanda che i noleggi siano indicati voce per voce.
