In breve
- Il contratto deve elencare ogni pezzo: bouquet, composizioni, noleggi, montaggio, smontaggio, trasferta.
- Le clausole più importanti sono su sostituzioni dei fiori, acconto o caparra e annullamento.
- Scrivete il piano per la pioggia e chi risponde dei noleggi rotti o persi.
- Controlla che gli orari di montaggio e smontaggio siano compatibili con quelli della location.
Un preventivo accettato via messaggio non basta. Il giorno delle nozze ci sono fiori deperibili, noleggi da restituire, orari stretti e a volte maltempo: tutto quello che non è scritto rischia di diventare una discussione. Questa guida ti dice quali clausole cercare nel contratto con il flower designer e cosa chiedere se mancano. Non sostituisce il parere di un legale: per i casi particolari rivolgiti a un consulente o a un'associazione dei consumatori.
Se non hai ancora scelto il professionista, guarda prima i flower designer per matrimoni nella tua zona e leggi come confrontare i preventivi.
Le parti e l'oggetto
Il contratto deve indicare chiaramente:
- chi sono le parti: nome o ragione sociale del professionista, partita IVA, sede; i tuoi dati;
- data, orari e luoghi dell'evento: chiesa o sala, location del ricevimento, eventuali altri spazi;
- numero di invitati e di tavoli su cui è calcolato il prezzo.
Se ti sposi dall'estero, chiedi un contratto in una lingua che capisci bene o con una traduzione allegata. Indica anche come si comunica in caso di problemi: mail, telefono, persona di riferimento.
L'elenco dei pezzi
È la parte più importante. Ogni elemento dovrebbe avere quantità, descrizione e, se possibile, prezzo:
| Voce | Cosa deve dire il contratto |
|---|---|
| Bouquet e fiori personali | Numero, stile, fiori principali, boutonnière, corsage |
| Cerimonia | Altare, panche, ingresso, arco o scenografia |
| Ricevimento | Centrotavola per tipo di tavolo, tavolo sposi, buffet, tableau |
| Noleggi | Vasi, alzate, candelabri, strutture, con quantità |
| Candele | Tipo, se incluse, regole della location |
| Montaggio e smontaggio | Orari, numero di persone, eventuale smontaggio notturno |
| Trasferta | Chilometri, pernottamenti, vitto della squadra |
| IVA | Inclusa o esclusa, aliquota indicata |
Allega al contratto il progetto approvato: schizzi, palette, foto di riferimento. Diventa il termine di paragone se qualcosa non corrisponde.
Sostituzioni dei fiori
I fiori sono un prodotto agricolo. Grandine, caldo, ritardi nei trasporti o domanda alta possono far mancare una varietà. Un contratto equilibrato prevede che:
- il professionista possa sostituire un fiore non disponibile con uno simile per colore, forma e valore;
- tu venga avvisato prima, se possibile;
- alcuni fiori che per te sono essenziali siano indicati come non sostituibili senza consenso.
Se tieni molto a un fiore di stagione breve, come le peonie, chiedi cosa succede se la stagione finisce prima. Leggi anche la guida ai fiori di stagione in Italia.
Pagamenti e annullamento
Acconto, caparra e pagamenti
Controlla tre cose:
- Quanto si paga alla firma e come si chiama quella somma.
- Quando si paga il resto: spesso in una o due rate, con saldo poco prima dell'evento o subito dopo.
- Come si paga: bonifico, carta, con fattura o ricevuta.
La parola usata conta. Un acconto è un anticipo sul prezzo. La caparra confirmatoria è regolata dal Codice civile: se una parte non adempie, l'altra può trattenerla o chiederne il doppio, secondo le condizioni di legge. La caparra penitenziale è invece il prezzo per poter recedere. Se il contratto non è chiaro, chiedi di chiarirlo per iscritto.
Se paghi dall'estero, chiedi chi sostiene le commissioni bancarie e in che valuta è il prezzo.
Annullamento e cambio data
Il contratto deve dire cosa succede se:
- annulli tu, e con quanto anticipo;
- cambi data, e se l'acconto può essere spostato sulla nuova data;
- cambi il numero di invitati, fino a quando e con quali effetti sul prezzo;
- il professionista non può più lavorare per un impedimento: chi lo sostituisce e cosa ti viene restituito.
Molti contratti prevedono penali crescenti man mano che la data si avvicina, perché il professionista ha rinunciato ad altri lavori e ha ordinato fiori. È normale, purché le somme siano scritte e proporzionate.
Sul recesso: il diritto di ripensamento di 14 giorni per i consumatori riguarda solo i contratti conclusi a distanza o fuori dai locali commerciali, e la legge prevede eccezioni. Non contarci senza averlo verificato.
Maltempo, noleggi e orari
Maltempo e piano B
Se la cerimonia o l'aperitivo sono all'aperto, scrivete:
- chi decide il passaggio al piano B e entro che ora;
- se l'allestimento viene spostato al coperto o ripensato;
- se lo spostamento ha un costo e quanto;
- cosa succede alle strutture esterne, come archi e installazioni, in caso di vento forte.
Per l'organizzazione del piano B leggi la guida su fiori, tensostrutture e gazebo.
Noleggi e responsabilità
Vasi, alzate, candelabri, archi e strutture di solito restano del flower designer. Il contratto deve dire:
- l'elenco dei pezzi noleggiati, con il valore di sostituzione;
- se c'è una cauzione e quando viene restituita;
- chi risponde di rotture e smarrimenti: tu, la location, il catering;
- quando vengono ritirati.
Un punto delicato: a fine festa ospiti e parenti a volte portano via vasi e candelabri insieme ai fiori. Decidete prima cosa può essere preso e cosa no, e comunicatelo.
Montaggio e smontaggio
Gli orari del contratto devono coincidere con quelli della location. Controlla:
- ora di arrivo e tempo previsto per il montaggio;
- chi sposta i fiori dalla cerimonia al ricevimento;
- smontaggio: a fine festa, di notte o il giorno dopo, e se ha un costo;
- cosa succede se la location chiede di liberare gli spazi prima del previsto.
I dettagli pratici sono nella guida a montaggio e smontaggio.
Modifiche, fatture e IVA
Tra la firma e le nozze passano spesso molti mesi. Qualcosa cambierà: numero di tavoli, colori, forse il luogo della cerimonia. Il contratto dovrebbe prevedere:
- fino a quando si possono fare modifiche senza costi;
- come si chiedono: per iscritto, con una risposta scritta del professionista;
- come cambia il prezzo se aggiungi o togli pezzi;
- una data limite per il numero finale di tavoli.
Sul fronte fiscale, chiedi che ogni pagamento abbia il suo documento: fattura o ricevuta, secondo il regime del professionista. Controlla che l'IVA sia indicata in modo chiaro, sia nel preventivo sia nelle fatture. Se paghi da un altro Paese o tramite una società, chiedi come verrà intestata la fattura: le regole possono cambiare a seconda di chi è il cliente, e il professionista o il suo commercialista sanno dirti cosa si applica.
Sicurezza e regole della location
Il contratto, o un allegato, può richiamare le regole della location e della chiesa: candele e fiamme libere, chiodi e nastri adesivi, petali a terra, accesso dei mezzi. Il flower designer deve rispettarle, ma tu devi fargliele avere. Chiedi alla location il regolamento scritto e giralo al professionista.
Domande da fare prima di firmare
- La somma alla firma è un acconto o una caparra?
- Cosa succede all'acconto se cambiamo data?
- Quali fiori possono essere sostituiti senza avvisarci?
- Chi decide il piano pioggia e con quanto anticipo?
- Quanto vale ogni pezzo a noleggio e chi paga se si rompe?
- Lo smontaggio notturno è incluso?
- Il prezzo è IVA inclusa?
- Chi ci sostituisce se tu non puoi esserci?
Prima della firma
Rileggi il contratto con il progetto in mano e chiedi di correggere ciò che non torna. Per la lista completa di domande usa la guida su cosa chiedere al flower designer. Quando sei pronto a confrontare più proposte, chiedi un preventivo mandando a tutti le stesse informazioni.
Fonti
- Codice civile (artt. 1382-1386 su clausola penale e caparra), Normattiva: https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:regio.decreto:1942-03-16;262
- Codice del consumo, d.lgs. 206/2005, Normattiva: https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2005-09-06;206
- Direttiva 2011/83/UE sui diritti dei consumatori, EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2011/83/oj
