Kurz gesagt
- Mit regelmäßigen Videocalls, einem gemeinsamen Moodboard und einem Probegesteck per Foto oder Video klappt die Planung auf Distanz gut.
- Zeitverschiebung gibt es aus Deutschland, Österreich und der Schweiz nicht. Wichtiger ist ein einziger Kanal für Entscheidungen.
- Zahlt in Euro mit schriftlichen Fristen. Klärt Bankgebühren und, aus der Schweiz, den Wechselkurs.
- Verlangt einen Vertrag in einer Sprache, die ihr versteht, und prüft, welche Fassung gilt.
Dieser Ratgeber ist für Paare, die eine Hochzeit in Italien planen und anderswo leben: in Deutschland, Österreich oder der Schweiz, oder auch Italienerinnen und Italiener im Ausland, die nicht alles persönlich begleiten können. Ihr findet eine Methode, um die Floristin auszuwählen, zu kommunizieren, den Entwurf freizugeben, zu bezahlen und ohne Überraschungen zu unterschreiben.
Warum es auf Distanz gut funktionieren kann
Viele italienische Floristinnen und Floristen arbeiten jedes Jahr mit Paaren, die sie vor der Hochzeitswoche nie persönlich sehen. Sie haben eingespielte Abläufe: Calls, geteilte Dokumente, Probefotos. Das Geheimnis ist nicht die Technik, sondern Klarheit.
Der erste Schritt ist, jemanden mit Erfahrung mit Paaren aus dem Ausland zu finden. In der Liste der Floristen für Destination Weddings in Italien stehen Fachleute, die auch in anderen Sprachen arbeiten und Anfahrten übernehmen.
Auswählen, ohne sich zu treffen
Wenn ihr kein Atelier besuchen könnt, müsst ihr anders prüfen. Fragt nach:
- echten Hochzeiten, nicht nur Styling-Fotos: ganze Alben, möglichst in eurer Region und Jahreszeit;
- Referenzen von Paaren aus dem Ausland, die ihr kontaktieren könnt;
- einem Kennenlern-Videocall von 30 bis 60 Minuten;
- einem detaillierten Angebot mit getrennten Posten;
- den Sprachen, die die Floristin und das Team am Hochzeitstag sprechen.
Seid vorsichtig, wenn ihr nur stark bearbeitete Bilder bekommt oder auf Fragen zu Logistik und Aufbau keine genauen Antworten.
Kommunikation: Kanäle und Rhythmus
Ein Vorteil für euch: Deutschland, Österreich und die Schweiz liegen in derselben Zeitzone wie Italien. Ihr könnt also gut abends nach der Arbeit telefonieren, solange das für die Floristin passt. Bedenkt aber, dass in der Hochzeitssaison von Mai bis Oktober viele Teams am Wochenende auf Hochzeiten arbeiten und schwer erreichbar sind, ebenso rund um Ferragosto (15. August), wenn in Italien vieles ruht.
Ein paar Regeln, die vieles einfacher machen:
- legt feste Zeitfenster für Calls fest, die beiden Seiten passen;
- wählt einen einzigen Kanal für Entscheidungen, meist die E-Mail, und nutzt Chats nur für Kurzes;
- bittet nach jedem Call um eine schriftliche Zusammenfassung: was entschieden ist und was offen bleibt;
- wenn ihr mit einer Hochzeitsplanerin arbeitet, legt fest, wer mit der Floristin spricht. Der Ratgeber zu Floristin und Hochzeitsplanerin erklärt die Aufgabenteilung.
Moodboard und Entwurf
Auf Distanz zählen Worte wenig, Bilder viel. Stellt ein Moodboard mit wenigen, gut gewählten Fotos zusammen und erklärt, was euch an jedem gefällt: die Farbe, die Form, der Anteil Grün, die Höhe. Bilder aus dem Netz zeigen oft Blumen außerhalb der Saison oder sehr teure Dekorationen. Die Floristin sagt euch, was realistisch ist. Hilfe gibt der Ratgeber zum Moodboard für die Hochzeitsblumen.
Meist antwortet die Floristin mit einem Vorschlag: Skizzen, Referenzfotos, Blumenliste, Farbpalette, Mengen. Achtet darauf, dass er Folgendes nennt:
- welche Blumen geplant sind und welchen Ersatz sie nimmt, wenn sie etwas nicht bekommt;
- die Maße der wichtigsten Gestecke;
- wo jedes Stück in der Location steht;
- was von der Trauung zur Feier umzieht.
Das Probegesteck: die Blumen vorher sehen
Das Probegesteck ist ein Test: ein Tischgesteck, ein Strauß oder eine Ecke der Dekoration, vorab angefertigt. Auf Distanz seht ihr es auf Fotos, im Video oder im Videocall.
Gut zu wissen:
- es kostet oft extra oder ist nur bei größeren Aufträgen inklusive;
- es sollte in der richtigen Saison entstehen, sonst sind die Blumen andere;
- bittet um Fotos bei Tageslicht und mit einem Gegenstand zum Größenvergleich;
- nutzt es, um Höhe, Farben und Fülle festzulegen, nicht einzelne Blüten.
Wann sich das lohnt, erklärt der Ratgeber zum Probegesteck.
Die Besichtigung, auch virtuell
Wenn möglich, reist einige Monate vor der Hochzeit nach Italien: Location, Kirche oder Trausaal, Floristin, Catering. Aus Süddeutschland, Österreich und der Schweiz sind Norditalien und die Seen oft mit dem Auto erreichbar. Wenn das nicht geht, bittet die Floristin, die Location zu besuchen und euch Fotos und Videos zu schicken, zur gleichen Uhrzeit wie Trauung und Abendessen. Das Licht ändert sich stark.
Die Besichtigung braucht auch die Floristin: Maße, Zugänge, Steckdosen, Regeln der Location. Kostet sie extra oder fallen Fahrtkosten an, muss das schriftlich stehen.
Zahlung und Vertrag aus dem Ausland
Italienische Floristinnen rechnen meist in Euro ab. Klärt sofort:
- wie bezahlt wird: Überweisung, manchmal Karte;
- von wo: Aus Deutschland und Österreich ist eine SEPA-Überweisung einfach, aus der Schweiz kommen Wechselkurs und eventuell Bankgebühren dazu;
- wer die Gebühren trägt: Lasst es festhalten, damit nicht weniger ankommt als geschuldet;
- die Fristen: Anzahlung bei Unterschrift, eventuelle Raten, Restzahlung vor oder nach der Hochzeit;
- die Rechnung: Rechnungsempfänger, italienische Mehrwertsteuer (IVA), benötigte Daten.
Ein wichtiges Detail: In Italien sind acconto (Anzahlung) und caparra (eine Art Reuegeld) nicht dasselbe und haben unterschiedliche Folgen, wenn eine Seite zurücktritt. Fragt, welcher Begriff im Vertrag steht und was bei einer Absage passiert. Für das Gesamtbudget lest den Ratgeber zum Blumenbudget für eine Destination Wedding.
Der Vertrag in einer Sprache, die ihr versteht
Ihr unterschreibt aus der Ferne, oft elektronisch. Der Vertrag muss klar sein und in einer Sprache, die ihr gut versteht. Prüft:
- ob es eine deutsche oder englische oder zweisprachige Fassung gibt und welche Vorrang hat;
- welches Recht gilt und wo Streitigkeiten geklärt werden;
- die Regeln für Ersatzblumen, schlechtes Wetter, Absage und Terminänderung;
- was inklusive ist: Anfahrt, Aufbau, Abbau, Mietmaterial;
- die Frist für die endgültige Zahl der Tische und Gäste.
Für die Trauung selbst gilt: Welche Dokumente ihr für eine Hochzeit in Italien braucht, erfahrt ihr bei eurem Standesamt oder Konsulat. Fragt früh, denn manche Unterlagen brauchen Zeit.
Die Hochzeitswoche
Wenn ihr in Italien ankommt, sind es nur noch wenige Tage, und vieles ist entschieden. Jetzt ist der Moment, alles persönlich durchzugehen.
- Vereinbart ein Treffen mit der Floristin gleich nach der Ankunft, am besten in der Location.
- Prüft die Liste der Stücke noch einmal: Brautstrauß, Anstecker, Blumen für die Mütter, Trauung, Tische, Extras.
- Übergebt persönliche Dinge, die in Strauß oder Dekoration sollen, etwa Bänder oder Fotos.
- Bestätigt die Uhrzeiten für die Lieferung der persönlichen Blumen, den Aufbau und den Abbau.
- Benennt eine Ansprechperson für den Hochzeitstag, die nicht ihr seid: Trauzeugin, Hochzeitsplanerin oder Verantwortliche der Location.
Ändert den Entwurf nicht in letzter Minute. Die Blumen sind bestellt und oft schon da. Kleine Änderungen sind möglich, große kosten Geld und setzen das Team unter Druck. Wenn euch etwas nicht überzeugt, sagt es sofort und fragt, was mit den vorhandenen Blumen geht.
Fragen an die Floristin oder den Floristen
- Habt ihr schon mit Paaren gearbeitet, die im Ausland leben?
- In welchen Sprachen kommuniziert ihr? Wer im Team spricht am Hochzeitstag Deutsch oder Englisch?
- Wie oft hören wir voneinander? Über welchen Kanal?
- Ist das Probegesteck inklusive? Wie zeigt ihr es uns?
- Wie zahlen wir aus dem Ausland? Wer trägt die Gebühren?
- Gibt es den Vertrag auf Deutsch oder Englisch? Welche Fassung gilt?
- Wer ist unsere Ansprechperson in der Hochzeitswoche?
- Was passiert, wenn wir nicht zur Besichtigung kommen können?
Zum Schluss
Planung auf Distanz funktioniert, wenn alles schriftlich festgehalten ist: Entwurf, Ersatzblumen, Zahlungen, Uhrzeiten. Wählt eine Floristin mit Erfahrung mit Paaren aus dem Ausland, legt einen Kommunikationsrhythmus fest und bittet vor den endgültigen Entscheidungen um ein Probegesteck.
Sobald Datum und Region feststehen, fragt ein Angebot an und schreibt dazu, aus welchem Land ihr die Hochzeit plant.
