In breve
- I fiori seguono la location: scegli il flower designer subito dopo averla confermata.
- Tra la firma e le nozze ci sono tre tappe: sopralluogo e progetto, dettagli e prova, numeri finali.
- Nell'ultima settimana conta la logistica: orari, accessi, chi sposta cosa.
- Il lavoro finisce con lo smontaggio e il recupero dei noleggi, non con l'ultimo ballo.
Organizzare i fiori del matrimonio è una sequenza di passaggi, non una scelta sola. Questa guida mette in fila le tappe dal primo incontro con il flower designer al giorno dopo le nozze, con una tabella da tenere a portata di mano. I tempi sono indicativi: si accorciano per un matrimonio piccolo e si allungano per un destination wedding o per allestimenti con strutture.
La timeline in una tabella
| Quando | Cosa fare | Chi è coinvolto |
|---|---|---|
| 12-10 mesi prima | Confermare la location, chiedere disponibilità ai flower designer | Coppia, location |
| 10-8 mesi prima | Scegliere il flower designer, firmare, versare l'acconto | Coppia, flower designer |
| 8-6 mesi prima | Sopralluogo, moodboard, progetto di massima | Flower designer, location, planner |
| 6-4 mesi prima | Bouquet abbinato all'abito, fiori per cerimonia e ricevimento | Coppia, flower designer |
| 4-2 mesi prima | Prova del centrotavola o mockup, scelta dei noleggi | Flower designer, catering |
| 2 mesi - 3 settimane prima | Pianta dei tavoli, numero finale, piano pioggia | Coppia, planner, location |
| Ultime 2 settimane | Scaletta del giorno, orari di montaggio, contatti | Tutti i fornitori |
| Giorni prima | Arrivo e lavorazione dei fiori | Flower designer |
| Giorno delle nozze | Montaggio, consegna bouquet, spostamenti | Flower designer, planner |
| Fine festa o giorno dopo | Smontaggio, recupero noleggi, destinazione dei fiori | Flower designer, location |
Prima della firma
12-10 mesi prima: location e prime richieste
Il primo passo è la location, perché i fiori si progettano sugli spazi. Quando hai una data confermata, scrivi a due o tre flower designer con le informazioni di base: data, luoghi, invitati, stile, budget indicativo.
Per trovare chi lavora nella zona della tua location parti dall'elenco dei flower designer per matrimoni. Se ti sposi in Italia dall'estero, guarda chi segue i destination wedding. Per capire quanto anticipo serve nel tuo caso leggi la guida su quando prenotare il flower designer.
10-8 mesi prima: la scelta e la firma
Incontra i professionisti, di persona o in videochiamata, e confronta le proposte. Firma un contratto scritto con:
- elenco dei pezzi, anche di massima;
- acconto e scadenze dei pagamenti;
- clausole su sostituzioni dei fiori, annullamento, maltempo.
Usa la guida al contratto con il flower designer come lista di controllo.
Dal progetto ai dettagli
8-6 mesi prima: sopralluogo e progetto
Il flower designer visita la location, misura, guarda la luce, verifica accessi e regole. Tu prepari una moodboard con foto di riferimento e palette. Da qui nasce il progetto: cosa va dove, con quali fiori e quali strutture.
È anche il momento di parlare con la chiesa o con il Comune delle regole sugli addobbi. Ogni parrocchia e ogni sala comunale ha le sue: chiedile per iscritto e girale al flower designer.
Approfondisci con le guide sul sopralluogo con il flower designer e sulla moodboard dei fiori.
6-4 mesi prima: bouquet e dettagli
Quando l'abito è scelto, porta al flower designer una foto e, se puoi, un campione del tessuto. Il bouquet deve essere in armonia con l'abito, la figura e lo stile delle nozze.
In questa fase si definiscono anche:
- boutonnière per sposo, testimoni e padri;
- fiori per mamme e damigelle;
- composizioni per la cerimonia: altare, panche, ingresso;
- elementi del ricevimento: centrotavola, tavolo sposi, tableau, buffet.
4-2 mesi prima: prova e noleggi
Se è prevista una prova del centrotavola o un mockup, si fa di solito in questo periodo, quando i fiori della stagione sono disponibili. Portala sul tavolo apparecchiato con la mise en place del catering, se possibile.
Scegli anche i noleggi: vasi, alzate, candelabri, archi. Verifica con la location le regole sulle candele e sulle fiamme libere.
Le ultime settimane
2 mesi - 3 settimane prima: numeri finali
Arrivano le conferme degli invitati. Comunica:
- il numero finale di tavoli e la loro forma;
- la pianta della sala;
- il piano pioggia, se la cerimonia o l'aperitivo sono all'aperto.
Controlla nel contratto entro quale data vanno dati i numeri. Dopo, cambiare può costare di più.
Ultime due settimane: la scaletta
Il wedding planner, o chi coordina, prepara la scaletta del giorno e la manda a tutti. Per i fiori deve contenere:
- orario di arrivo del flower designer in chiesa e in location;
- accessi e zone di scarico;
- orario di consegna del bouquet e delle boutonnière, e dove;
- chi sposta le composizioni dalla cerimonia al ricevimento;
- orario e modalità dello smontaggio.
Per far funzionare tutto insieme leggi la guida su fiori, catering e location.
Il giorno delle nozze e dopo
I giorni prima e il giorno delle nozze
Il flower designer riceve i fiori nei giorni precedenti, li fa idratare e aprire, prepara le composizioni. Il bouquet si confeziona di solito a ridosso della cerimonia per essere al massimo della freschezza.
Il giorno delle nozze:
- mattina: montaggio in chiesa o nella sala della cerimonia;
- consegna di bouquet e fiori personali a casa della sposa o in hotel;
- pomeriggio: montaggio del ricevimento, spesso in parallelo con il catering;
- dopo la cerimonia: spostamento delle composizioni da riusare.
Fine festa e giorno dopo
Lo smontaggio può avvenire a fine serata o il giorno successivo, secondo le regole della location. Si ritirano i noleggi, si libera lo spazio, si decide cosa fare dei fiori rimasti: regalarli agli ospiti, donarli, lasciarli alla location. Leggi la guida su cosa fare dei fiori dopo il matrimonio.
Se vuoi conservare il bouquet, organizzalo prima: va consegnato presto a chi lo essicca o lo tratta.
La timeline se ti sposi da lontano
Per un destination wedding le tappe sono le stesse, ma alcune cambiano forma:
| Tappa | Come si fa a distanza |
|---|---|
| Scelta del flower designer | Videochiamate, portfolio completo, referenze di altre coppie straniere |
| Sopralluogo | Lo fa il professionista, con video, foto e misure |
| Moodboard e progetto | Cartella condivisa, proposta visiva del flower designer |
| Bouquet | Foto dell'abito e del tessuto inviate per mail |
| Prova del centrotavola | Foto da seduto, video, videochiamata durante la prova |
| Pagamenti | Bonifici dall'estero con qualche giorno di margine |
| Giorno delle nozze | Un referente locale, spesso il wedding planner |
Lascia più margine a ogni passaggio. Una risposta che in Italia arriva in un giorno, con un fuso orario diverso può richiederne due. Se arrivi in Italia qualche giorno prima delle nozze, chiedi un incontro di persona per vedere insieme gli ultimi dettagli e, se possibile, un fiore campione del bouquet.
Domande da fare al flower designer sui tempi
- Entro quando dobbiamo dare il numero finale dei tavoli?
- Quando fai il sopralluogo e quando ricevo il progetto?
- La prova del centrotavola è prevista? Quando?
- A che ora consegni il bouquet e dove?
- Lo smontaggio è a fine festa o il giorno dopo?
- Cosa succede ai fiori rimasti?
In sintesi
Con una timeline chiara eviti di decidere tutto all'ultimo e di lasciare scoperta la logistica. Quando hai data e location, chiedi un preventivo a due o tre flower designer e chiedi a ciascuno il suo calendario di lavoro.
